Zo werkt een geautomatiseerde factuurverwerking voor uw bedrijf

Van e-mailbijlage tot geboekte factuur: volledig automatisch

Veel bedrijven verwerken inkomende facturen nog altijd op dezelfde manier: een medewerker opent de e-mail, slaat de pdf op, typt de gegevens over in de boekhoudsoftware, zoekt de bijbehorende bestelling op en boekt de factuur op de juiste kostenplaats. Per factuur kost dit al snel vijf tot tien minuten. Bij tientallen facturen per week loopt dat op tot uren onproductief handwerk, elke week opnieuw.

Het probleem is niet alleen de tijd. Elke handmatige stap is een kans op een fout: een verkeerd bedrag, een foutieve kostenplaats of een factuur die simpelweg over het hoofd wordt gezien. Gevolgen zijn betaalachterstanden, aanmaningen, dubbele betalingen of een boekhouding die nooit helemaal klopt. Automatisering lost al deze problemen tegelijk op.

Een geautomatiseerde factuurverwerking begint bij de bron: de e-mailinbox. Zodra er een factuur binnenkomt, pikt een workflow de bijlage automatisch op. De relevante gegevens, zoals leveranciersnaam, factuurnummer, bedrag, btw-bedrag en vervaldatum, worden uitgelezen en direct doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Denk aan koppelingen met Exact, Twinfield, Moneybird of een ander pakket dat uw organisatie al gebruikt. Er wordt niets overgetypt: de data gaat rechtstreeks van de factuur naar de juiste plek.

Elke factuur die automatisch wordt verwerkt, is een factuur waarbij niets mis kan gaan door menselijke ingreep.

Naast het uitlezen van gegevens kan de workflow ook logica toepassen. Komt de factuur van een bekende leverancier? Dan wordt de kostenplaats automatisch ingevuld op basis van eerdere boekingen. Wijkt het bedrag af van een eerder goedgekeurde offerte of inkooporder? Dan stuurt het systeem een signaal naar de verantwoordelijke medewerker voor goedkeuring. Zo hoeft een mens alleen nog in te grijpen als dat werkelijk nodig is, en niet bij elke routinetransactie.

De koppeling stopt niet bij de boekhouding. Betaalopdrachten kunnen automatisch worden klaargezet in uw bankpakket, klaar voor goedkeuring met één druk op de knop. Facturen worden gearchiveerd op de juiste locatie in uw documentmanagementsysteem, voorzien van de juiste metadata. Uw CRM of projectmanagementsysteem kan tegelijkertijd worden bijgewerkt als de factuur aan een specifieke klant, project of afdeling is gekoppeld.

• Tijdwinst: de handmatige verwerking van een factuur daalt van vijf tot tien minuten naar vrijwel nul.
• Minder fouten: geen overgetypte bedragen, foutieve kostenplaatsen of vergeten facturen meer.
• Altijd actueel: uw boekhouding en cashflowoverzicht zijn continu up-to-date, zonder achterstand.
• Betere controle: afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en escaleren alleen als dat nodig is.
• Schaalbaarheid: of u nu tien of duizend facturen per maand verwerkt, het proces vraagt evenveel aandacht van uw team.

Een concreet voorbeeld: een groothandel met vijftig leveranciers ontving maandelijks zo'n tweehonderd facturen. Twee administratief medewerkers besteedden elk tien uur per maand aan de verwerking ervan. Na automatisering daalde die tijd naar minder dan twee uur per maand, puur voor uitzonderingen en controle. De vrijgekomen tijd werd ingezet voor klantenservice en voorraadbeheer, taken die daadwerkelijk bijdragen aan omzet.

Automatisering van factuurverwerking is geen complex of langdurig project. In de meeste gevallen zijn de bestaande systemen al aanwezig: een e-mailomgeving, een boekhoudpakket en eventueel een documentopslag. Wat ontbreekt, is de verbindende laag die deze systemen met elkaar laat samenwerken. Precies dat is wat Vynexo in kaart brengt en bouwt: workflows die uw huidige tools aan elkaar koppelen, zodat informatie vanzelf op de juiste plek belandt en uw team zich kan richten op werk dat er echt toe doet.