Inkomende facturen verwerken kost uren. Het kan in minuten
Vijf tot tien minuten per factuur, tientallen facturen per week: dat zijn uren handwerk. Een workflow leest elke factuur uit, boekt hem, zet de betaling klaar en legt alleen uitzonderingen aan u voor.
Open de e-mail, sla de pdf op, typ de gegevens over in de boekhoudsoftware, zoek de bijbehorende bestelling op en boek de factuur op de juiste kostenplaats. Per factuur kost dat al snel vijf tot tien minuten. Bij tientallen facturen per week loopt dat op tot uren handwerk, elke week opnieuw, en het blijft niet bij tijd. Een verkeerd bedrag, een foute kostenplaats of een factuur die over het hoofd wordt gezien leidt tot betaalachterstanden, aanmaningen, dubbele betalingen of een boekhouding die nooit helemaal klopt.
Wat er gebeurt in de minuut nadat de factuur binnenkomt
Een geautomatiseerde verwerking begint bij de bron: de inbox. Zodra er een factuur binnenkomt, pikt een workflow de bijlage op. Leveranciersnaam, factuurnummer, bedrag, btw-bedrag en vervaldatum worden uitgelezen en direct doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware, bijvoorbeeld Exact, Twinfield of Moneybird. Er wordt niets overgetypt: de gegevens gaan rechtstreeks van de factuur naar de juiste plek.
Elke factuur die zonder overtypen in de boekhouding komt, is een factuur waarbij geen bedrag of kostenplaats meer verkeerd kan worden overgenomen.
De workflow past ook logica toe. Komt de factuur van een bekende leverancier, dan wordt de kostenplaats ingevuld op basis van eerdere boekingen. Wijkt het bedrag af van een eerder goedgekeurde offerte of inkooporder, dan gaat er een signaal naar de verantwoordelijke medewerker. Een mens grijpt dus alleen in als dat nodig is, niet bij elke routinetransactie.
Betaling, archief en projectadministratie in dezelfde beweging
De koppeling stopt niet bij de boekhouding. Betaalopdrachten staan klaar in uw bankpakket, zodat u ze met één druk op de knop goedkeurt. Facturen worden met de juiste kenmerken gearchiveerd in uw documentmanagementsysteem. En is de factuur gekoppeld aan een klant, project of afdeling, dan wordt ook het CRM of projectmanagementsysteem bijgewerkt.
- Tijdwinst: de handmatige verwerking van een factuur daalt van vijf tot tien minuten naar vrijwel nul.
- Minder fouten: geen overgetypte bedragen, foutieve kostenplaatsen of vergeten facturen meer.
- Altijd actueel: boekhouding en cashflowoverzicht lopen continu bij, zonder achterstand.
- Betere controle: afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en komen alleen bij u terecht als dat nodig is.
- Schaalbaarheid: of u nu tien of duizend facturen per maand verwerkt, het proces vraagt evenveel aandacht van uw team.
Twintig uur per maand terug naar twee
Een groothandel met vijftig leveranciers ontving maandelijks zo'n tweehonderd facturen. Twee administratief medewerkers besteedden er elk tien uur per maand aan. Na automatisering daalde dat naar minder dan twee uur per maand, alleen nog voor uitzonderingen en controle. De vrijgekomen tijd ging naar klantenservice en voorraadbeheer, taken die direct bijdragen aan de omzet.
Een groot of langdurig project is dit niet. Meestal zijn e-mailomgeving, boekhoudpakket en documentopslag er al; wat ontbreekt is de laag die ze laat samenwerken. Die laag bouwt Vynexo. Wilt u weten wat het bij u oplevert? Tel hoeveel facturen u vorige maand ontving, vermenigvuldig dat met zeven minuten, en bespreek de uitkomst met ons. Dan ziet u meteen hoeveel uren er in minuten kunnen veranderen.