Urenregistratie: maatwerk of standaardpakket?

Wie een betere urenregistratie zoekt, belandt al snel bij de vraag: nemen we een standaardpakket zoals Toggl of Harvest, of laten we iets op maat bouwen? Het eerlijke antwoord is dat de keuze zelden afhangt van het registreren zelf. Klokken kan vrijwel elk pakket. Het verschil zit in wat er daarna moet gebeuren: goedkeuren, budgetten bewaken en de uren zonder overtypen op een factuur krijgen.

Waar het nu vastloopt

Bij de meeste dienstverleners werkt een medewerker aan een opdracht en noteert de uren aan het einde van de dag, of erger, aan het einde van de week. Die uren belanden in een Excel-bestand, een tijdregistratietool of in een e-mail aan de projectleider. Die verzamelt alles, controleert of de totalen kloppen en geeft het door aan de boekhouder, die het overtypt in het boekhoudpakket en de factuur maakt.

In dat proces zitten minstens vier momenten waarop informatie verloren gaat of fout wordt overgenomen. En de cyclus van gewerkte uren tot verzonden factuur duurt vaak twee tot drie weken: twee tot drie weken cashflow die u misloopt. Uren die nooit worden gefactureerd, lijken een klein lek, maar tellen over een jaar op tot aanzienlijke omzetderving.

Wat een standaardpakket goed doet

Voor het registreren zelf is een standaardpakket vaak prima. De medewerker kiest een project en een taak en klikt op start of stop, in een webapp of op de telefoon. Pakketten als Toggl en Harvest doen dat goed en zijn snel in gebruik. Het probleem is meestal niet de registratie, maar dat het pakket los staat van de projectbeheertool, het CRM met klant- en contractgegevens en het boekhoudpakket zoals Exact, Twinfield of Moneybird. Juist die verbinding ontbreekt vrijwel altijd.

De stappen na het klokken

Met koppelingen en een workflow rond het pakket ontstaat een doorlopend proces:

• Uren worden geregistreerd via een eenvoudige interface, een webapp of een koppeling met Toggl, Harvest of een maatwerkapplicatie.
• De registratie koppelt automatisch aan het juiste project in de projectbeheertool. Budgetten worden direct bijgewerkt, zodat de projectleider ziet hoeveel uren er al zijn besteed en hoeveel er nog over zijn.
• Aan het einde van een facturatieperiode haalt een workflow alle goedgekeurde uren op en zet ze klaar als conceptfactuur in het boekhoudpakket. Klantgegevens, tarieven en betalingstermijnen komen rechtstreeks uit het CRM.
• De projectleider of boekhouder controleert het concept en keurt het goed met een klik. De factuur gaat naar de klant en de betaalstatus wordt gevolgd in het boekhoudpakket.
• Bij een openstaande factuur gaat er na een ingesteld aantal dagen vanzelf een vriendelijke betalingsherinnering uit.

Een adviesbureau met twaalf medewerkers bespaarde door automatisering van de urenregistratie gemiddeld negen uur per maand aan administratie en stuurde facturen voortaan binnen 48 uur na afsluiting van een project.

Goedkeuren, budgetbewaking en ontbrekende uren

Juist bij de uitzonderingen merkt u of een oplossing past. Wat als een medewerker vergeet uren in te voeren? Wat als een project zijn budget overschrijdt? Een goede workflow heeft ingebouwde controlemomenten: een herinnering als uren voor een bepaalde datum ontbreken, een melding aan de projectleider als meer dan tachtig procent van het budget is verbruikt en een blokkade op de factuur zolang er nog uren wachten op goedkeuring. Sommige standaardpakketten kunnen een deel hiervan; de rest vraagt om een koppeling of om maatwerk.

Wanneer maatwerk de betere keuze is

Vaak wordt gedacht dat er een duur nieuw systeem nodig is. Dat is zelden zo. Vynexo kijkt eerst welke tools al in gebruik zijn en hoe die met koppelingen en workflows kunnen samenwerken. Pas als het pakket uw goedkeuringsregels, tariefafspraken of budgetbewaking niet aankan, bouwen we een maatwerkapplicatie die precies aansluit op uw werkwijze. Dat kan een lichte webapplicatie zijn die tijdregistratie, goedkeuring en facturatie samenbrengt, of een uitbreiding op een bestaand pakket via een API-koppeling.

Een bruikbare vuistregel: registreert u vooral uren tegen een vast tarief en is de goedkeuring eenvoudig, dan volstaat meestal een standaardpakket met een paar goede koppelingen. Kent uw goedkeuring meerdere lagen, werkt u met budgetten per fase of met tarieven die per klant en per rol verschillen, dan loont maatwerk eerder.

In beide gevallen levert het hetzelfde op: tijdwinst voor projectleiders, medewerkers en boekhouders, minder fouten doordat er niets meer wordt overgetypt, snellere facturatie en beter inzicht in uren en marges per project, klant en medewerker.

Twijfelt u tussen een standaardpakket en maatwerk? Schrijf dan eerst op wat er met een uur moet gebeuren nadat het is geregistreerd. Vynexo loopt die lijst graag met u door en adviseert welke combinatie van pakket, koppeling en eventueel maatwerk het beste past, zonder iets te vervangen wat al goed werkt.