Zo werkt een geautomatiseerd urenregistratieproces van A tot Z

Zo werkt een geautomatiseerd urenregistratieproces van A tot Z

Veel bedrijven die op uurbasis werken, worstelen elke maand opnieuw met hetzelfde probleem: medewerkers vullen hun uren laat, onvolledig of verkeerd in. Het gevolg is dat projectleiders tijd verliezen aan navragen, dat facturen te laat de deur uitgaan en dat er regelmatig uren verdwijnen die nooit in rekening worden gebracht. Dat laatste klinkt misschien als een klein lek, maar over een heel jaar telt het op tot aanzienlijke omzetderving.

De oplossing is geen strenger beleid of een extra herinnering via e-mail. De oplossing is een geautomatiseerd urenregistratieproces dat uren koppelt aan projecten, klanten en facturen, zonder dat daar handmatig werk aan te pas komt. In dit artikel leest u hoe zo'n proces werkt, wat het oplevert en hoe Vynexo het inricht.

Waar gaat het mis in een handmatig proces?

Voordat u kunt automatiseren, moet u begrijpen waar het proces nu spaak loopt. Bij de meeste dienstverleners ziet het er zo uit: een medewerker werkt aan een opdracht en noteert zijn uren aan het einde van de dag, of erger nog, aan het einde van de week. Die uren komen terecht in een Excel-bestand, een tijdregistratietool of worden simpelweg in een e-mail doorgegeven aan de projectleider. Die verzamelt alles, controleert handmatig of de totalen kloppen, en geeft het door aan de boekhouder. De boekhouder typt het over in het boekhoudpakket en maakt de factuur aan.

In dit proces zitten minstens vier momenten waarop informatie verloren gaat of fout wordt overgenomen. Bovendien duurt de cyclus van gewerkte uren tot verzonden factuur vaak twee tot drie weken. Dat is twee tot drie weken cashflow die u misloopt.

Stap 1: het proces in kaart brengen

Bij Vynexo beginnen we altijd met een procesanalyse. We brengen in kaart wie op welk moment welke informatie invoert, welke systemen daarbij betrokken zijn en waar de overdrachten plaatsvinden. Bij urenregistratie gaat het doorgaans om de volgende systemen: een urenregistratietool of tijdschrijfmodule, een projectbeheertool, een CRM-systeem met klant- en contractgegevens en een boekhoudpakket zoals Exact, Twinfield of Moneybird. De koppeling tussen die systemen ontbreekt vrijwel altijd. Dat is precies de plek waar automatisering ingrijpt.

Stap 2: de workflow bouwen

Zodra het proces helder is, bouwen we een workflow die de systemen aan elkaar koppelt. Een typische geautomatiseerde urenregistratie werkt als volgt:

• Uren worden geregistreerd via een eenvoudige interface, een webapp of een koppeling met een tool als Toggl, Harvest of een maatwerkapplicatie. De medewerker selecteert het project en de taak en klikt op start of stop.
• De tijdregistratie koppelt automatisch aan het juiste project in de projectbeheertool. Budgetten worden real-time bijgewerkt. De projectleider ziet direct hoeveel uren er al zijn besteed en hoeveel er nog beschikbaar zijn.
• Aan het einde van een facturatieperiode haalt een workflow automatisch alle goedgekeurde uren op uit de tijdregistratietool en zet ze klaar als conceptfactuur in het boekhoudpakket. Klantgegevens, tarieven en betalingstermijnen worden rechtstreeks uit het CRM ingeladen.
• De projectleider of boekhouder controleert de conceptfactuur en keurt hem goed met een klik. De factuur wordt automatisch verstuurd naar de klant en de betaalstatus wordt gevolgd in het boekhoudpakket.
• Bij een openstaande factuur stuurt het systeem na een ingesteld aantal dagen automatisch een vriendelijke betalingsherinnering, zonder dat iemand daar omkijken naar heeft.

Een adviesbureau met twaalf medewerkers bespaarde door automatisering van de urenregistratie gemiddeld negen uur per maand aan administratie en stuurde facturen voortaan binnen 48 uur na afsluiting van een project.

Stap 3: goedkeuringsflow en uitzonderingen

Een goed geautomatiseerd proces houdt ook rekening met uitzonderingen. Wat als een medewerker vergeet uren in te voeren? Wat als een project zijn budget overschrijdt? De workflow bevat ingebouwde controlemomenten: een automatische herinnering als uren voor een bepaalde datum ontbreken, een melding aan de projectleider als het budget voor meer dan tachtig procent is verbruikt, en een blokkering van de factuuraanmaak als er nog uren wachten op goedkeuring. Zo blijft u altijd in controle, zonder zelf constant te hoeven checken.

Wat levert het op?

De voordelen van een geautomatiseerde urenregistratie zijn concreet en meetbaar. Ten eerste tijdwinst: de administratieve last voor projectleiders, medewerkers en boekhouders daalt significant. Ten tweede minder fouten: omdat gegevens niet meer handmatig worden overgetypt, verdwijnen de typfouten, verkeerde uurtarieven en vergeten posten. Ten derde snellere facturatie: hoe eerder een factuur de deur uitgaat, hoe eerder u betaald krijgt. En ten vierde beter inzicht: met real-time dashboards ziet u per project, per klant en per medewerker precies hoe de uren en marges zich verhouden.

Maatwerk of standaardoplossing?

Veel bedrijven denken dat ze een duur nieuw systeem nodig hebben. Dat is zelden het geval. Bij Vynexo kijken we eerst welke tools al in gebruik zijn en hoe we die met slimme koppelingen en workflows kunnen laten samenwerken. Pas als bestaande systemen niet toereikend zijn, bouwen we een maatwerkapplicatie die precies aansluit op uw werkwijze. Dat kan een lichte webapplicatie zijn die als centrale hub fungeert voor tijdregistratie, goedkeuring en facturatie, of een uitbreiding op een bestaand pakket via een API-koppeling.

Het resultaat is altijd hetzelfde: minder handwerk, minder fouten en een proces dat werkt terwijl u zich bezighoudt met de inhoud van uw werk. Wilt u weten hoe uw urenregistratie er nu voor staat en wat er beter kan? Neem contact op met Vynexo voor een vrijblijvende procesanalyse.