Eén tariefwijziging, doorgevoerd in elk systeem

Per 1 januari gaat uw uurtarief omhoog. Iemand opent een spreadsheet en past het getal aan, stuurt een e-mail naar de collega die het CRM beheert, belt de boekhouder over de juiste btw-code en hoopt dat niemand ondertussen een offerte verstuurt met het oude bedrag. Of het nu om een jaarlijkse indexering gaat, een nieuwe prijsstructuur of een aanpassing voor één klantgroep: zo'n wijziging is zelden een kwestie van één getal, maar een rondje langs vijf systemen.

Waarom één wijziging vijf aanpassingen wordt

Het probleem zit niet in de mensen, maar in de structuur. Tarieven leven op te veel plekken tegelijk: in de boekhoudsoftware, in het CRM, in de webshop, in Word-sjablonen voor offertes, in Excel-bestanden voor de planning en soms in de hoofden van medewerkers die de prijzen uit hun hoofd kennen. Zolang die plekken niet met elkaar zijn verbonden, is een tariefwijziging een coördinatieproject met alle risico op fouten van dien.

Bij Vynexo zien we dit patroon terug bij uiteenlopende klanten, van adviesbureaus en coaches tot tandartspraktijken en installatiebedrijven. De oplossing is steeds dezelfde: één centrale bron van waarheid voor tarieven, gekoppeld aan alle systemen die dat tarief nodig hebben.

De tarieventabel als enige plek om iets te wijzigen

Het proces begint met een centrale tarieventabel. Dat kan een database in een maatwerkapplicatie zijn, maar ook een goed ingericht onderdeel van uw boekhoudsoftware of CRM. Belangrijk is dat dit de enige plek is waar tarieven worden beheerd. Alle andere systemen halen hun bedragen via een koppeling uit die ene bron.

Stel: u verhoogt uw uurtarief van 95 naar 105 euro. U past dit aan in de tarieventabel. Vanaf dat moment haalt uw offertetool het nieuwe bedrag op. Nieuwe facturen in uw boekhoudsoftware bevatten het juiste tarief zonder handmatige invoer. Uw webshop toont de bijgewerkte prijs. En terugkerende facturen worden vanaf de ingangsdatum die u opgaf met het nieuwe tarief aangemaakt. Geen telefoontjes, geen e-mailrondje, geen vergeten document.

Een tariefwijziging die vroeger een halve dag kostte, is nu een aanpassing van twee minuten. Alles wat daarna in de andere systemen moet gebeuren, regelt de workflow zelf.

Wat er na de wijziging vanzelf gebeurt

Een slim opgezet proces gaat nog een stap verder. Bij een tariefwijziging kan de workflow een melding sturen aan uw accountmanagers, zodat zij klanten vooraf kunnen informeren. Ook kunnen lopende offertes worden gemarkeerd voor controle, zodat u nooit een aanbieding doet op basis van een verouderd tarief. Dit soort controles hoeft niemand zelf in de gaten te houden; de workflow voert ze uit op het moment dat het tarief verandert.

• Centrale tarieventabel: één plek waar alle tarieven worden beheerd, als enige bron voor alle gekoppelde systemen.
• Koppeling met boekhouding: nieuwe facturen en terugkerende opdrachten bevatten altijd het actuele tarief.
• Koppeling met CRM en offertetool: accountmanagers werken met de juiste prijzen, ook in lopende trajecten.
• Klantberichten: een workflow informeert op het juiste moment de klanten die met de nieuwe tarieven te maken krijgen.
• Ingangsdatum: stel een datum in de toekomst in en het systeem schakelt op die dag over, ook buiten kantoortijden.

Verschillende tarieven per klantsegment

Voor bedrijven met klantsegmenten, zoals een coachingbureau met aparte tarieven voor particulieren, mkb en grote organisaties, is dit extra waardevol. De tarieventabel kan meerdere niveaus bevatten, en via de koppeling met het CRM krijgt iedere klant automatisch het tarief van zijn segment. Een medewerker hoeft dat niet na te kijken of in te typen.

De tijdwinst is aanzienlijk: wat een halve werkdag kostte, is teruggebracht tot een aanpassing van enkele minuten. Belangrijker nog: het risico op fouten verdwijnt vrijwel volledig. Er gaan geen facturen meer uit met het oude tarief en geen offertes die niet kloppen met de werkelijke kosten. Dat beschermt uw marge en uw relatie met klanten.

Tariefwijzigingen gekoppeld aan contractmomenten

Werkt u met abonnementen of vaste contracten, dan kunt u tariefwijzigingen koppelen aan contractmomenten. De workflow controleert welke contracten op een bepaalde datum aflopen of een herzieningsclausule hebben, en stuurt op het juiste moment een bericht of maakt een herzieningsvoorstel. U hoeft niet meer bij te houden wanneer u welke klant moet informeren. Dat doet het systeem, op basis van de datums die al in uw contracten staan.

Begin met een eenvoudige telling: op hoeveel plekken moet u nu iets aanpassen als uw uurtarief verandert? Vynexo zoekt die plekken met u op, bekijkt welke systemen al voldoende zijn en legt de koppelingen, of brengt de losse onderdelen samen in een lichte maatwerkapplicatie. Zo wordt de volgende tariefwijziging één aanpassing, en kunnen uw medewerkers zich met hun klanten bezighouden in plaats van met prijslijsten.