Betaaltermijn verstreken? Laat het systeem de eerste stap zetten

Dag veertien: de betaaltermijn is verstreken. Is het geld binnen of niet? In een handmatig proces weet niemand dat meteen, want eerst moet iemand de openstaande posten naast de bankafschriften leggen. Wie dat elke week voor tientallen facturen doet, is uren kwijt aan controleren en bijhouden wie al heeft betaald. Het gevolg: de eerste herinnering vertrekt dagen te laat, of juist naar een klant die allang heeft betaald. Dat zet relaties onder druk en vertraagt uw cashflow.

Eerst kijkt het systeem, dan pas volgt een bericht

De opvolging begint bij de factuur zelf. Zodra u een factuur verstuurt vanuit uw boekhoudsysteem, of dat nu Exact, Moneybird, Twinfield of een ander pakket is, start een workflow die de betaalstatus volgt. Elke volgende stap hangt af van wat er op dat moment werkelijk in de boekhouding staat.

Een tijdlijn kan er zo uitzien:

• Dag 0: de factuur wordt aangemaakt en per e-mail verstuurd, met een directe betaallink.
• Dag 3: de klant krijgt een korte bevestiging met de factuurdetails en nog eens de betaaltermijn.
• Dag 14, de vervaldatum: het systeem controleert of de betaling binnen is. Zo ja, dan sluit de workflow zich. Zo nee, dan gaat de volgende stap in werking.
• Dag 16: een eerste, vriendelijke betalingsherinnering met de juiste gegevens en het openstaande bedrag.
• Dag 23: een tweede, dringender herinnering, en tegelijk een interne melding voor de verantwoordelijke medewerker in het CRM of via een berichtendienst.
• Dag 30: de factuur wordt gemarkeerd als kritiek en er ontstaat een taak voor persoonlijk contact of voor overdracht aan een incassoprocedure.

Betaald is betaald: de reeks stopt vanzelf

Zodra een betaling binnenkomt, stopt de workflow. De klant krijgt geen overbodige herinnering en uw medewerker hoeft niets te annuleren. Het systeem handelt op basis van de werkelijke betaalstatus, niet op basis van aannames of een vergeten notitie. Juist die controle op de vervaldatum is de stap die in een handmatig proces het vaakst verschuift.

Eén gemiste herinnering kan weken vertraging opleveren. Laat de vervaldatum zelf het startsein zijn, dan krijgt elke factuur zonder uitzondering de juiste opvolging.

Een vaste klant is geen nieuwe relatie

Omdat het CRM meekijkt, kunt u toon en timing laten afhangen van de klant. Een vaste klant met een uitstekende betaalhistorie krijgt een andere boodschap dan een nieuwe relatie die voor de derde keer te laat betaalt. Die logica is eenvoudig in te bouwen en zorgt dat u professioneel en consequent communiceert, zonder dat het u extra tijd kost.

Wanneer uw team wel in actie komt

Bij tientallen of honderden openstaande facturen per maand maakt dit een groot verschil. Medewerkers houden geen lijsten meer bij, versturen geen herinneringen meer met de hand en controleren geen statussen in aparte schermen. Ze worden pas betrokken op dag 23 of dag 30, als er echt iemand aan te pas moet komen: een telefoontje, een betalingsregeling of een besluit over incasso. Minder handwerk betekent hier minder vergissingen, snellere betalingen en een betere cashflow.

Vynexo bouwt deze opvolging op het boekhoudpakket dat u nu heeft, zonder overstap naar nieuwe software. We beginnen bij de vraag waar de vertraging nu zit: bij het versturen, bij de controle op de vervaldatum of bij het persoonlijke vervolg. Vertel ons hoe lang een gemiddelde factuur bij u openstaat, dan bekijken we samen welke stap het eerst door het systeem gezet kan worden.