Sturen op cijfers van vandaag in plaats van vorige maand

Op de directietafel ligt een rapport met de cijfers van vorige week, of erger, van vorige maand. Iemand heeft data uit de boekhouding geëxporteerd, aangevuld met cijfers uit het CRM en het geheel per e-mail rondgestuurd. Dat kostte anderhalf tot twee uur, en achteraf blijkt er een rij te ontbreken of een verkeerde periode geselecteerd. Ondertussen wordt er besloten op basis van een beeld dat al drie dagen oud is. Bij veel mkb-bedrijven is dat de praktijk, en het is goed te vermijden.

Rapportages zijn een van de meest onderschatte kandidaten voor automatisering. Ze lijken op het eerste gezicht niet zo tijdrovend, maar tel alle kleine handelingen bij elkaar op: exporteren, samenvoegen, controleren, opmaken en versturen. Over een heel jaar loopt dat al snel op tot tientallen uren per medewerker. En wat met de hand wordt samengesteld, kan met de hand misgaan: een fout in een rapport wordt al snel een beslissing op drijfzand.

Cijfers die rechtstreeks uit de bron komen

Bij geautomatiseerde rapportages verdwijnen al die handmatige stappen. De data wordt opgehaald uit de bronnen waar die al staat: uw boekhoudsoftware, uw CRM, uw webshop of uw planningssysteem. Een workflow brengt die informatie samen, berekent de juiste totalen, past de opmaak toe en zet het resultaat klaar voor de juiste personen. Wie wil, ziet de stand van vandaag in een dashboard dat zichzelf bijwerkt, in plaats van te wachten tot iemand tijd heeft gevonden voor een export.

Een beslissing is zo goed als de cijfers waarop ze rust. Cijfers die zichzelf bijwerken, zijn altijd van vandaag.

De opzet van zo'n geautomatiseerde rapportagestroom begint met een eenvoudige vraag: welke informatie wilt u zien, hoe vaak en vanuit welke systemen? Zodra dat helder is, brengt Vynexo de datastromen in kaart. Welke systemen bevatten de benodigde gegevens? Kunnen die via een koppeling worden uitgelezen? Hoe worden de data samengevoegd en berekend? En in welk formaat ontvangt de ontvanger het liefst het resultaat: een overzichtelijke e-mail, een PDF, een dashboard of een bestand dat direct in een ander systeem ingelezen kan worden?

• Tijdwinst: medewerkers besteden geen uren meer aan exporteren, kopiëren en controleren van gegevens.
• Minder fouten: de data komt rechtstreeks uit de bronsystemen, zonder handmatige tussenstappen die fouten introduceren.
• Actuele inzichten: rapporten reflecteren de situatie van vandaag, niet die van drie dagen geleden.
• Consistentie: elke ontvanger krijgt exact hetzelfde rapport op hetzelfde moment, opgemaakt volgens een vaste structuur.
• Schaalbaarheid: voeg nieuwe ontvangers of extra datapunten toe zonder dat het proces complexer wordt.

Wat een salesmanager en een operationeel directeur dagelijks willen zien

Denk aan een salesmanager die niet tot het eind van de maand wil wachten om te zien hoe de pijplijn ervoor staat, hoeveel nieuwe leads er binnenkwamen en wat er gisteren is verkocht. Of een operationeel directeur die dagelijks wil weten hoeveel orders zijn verwerkt, hoeveel er openstaan en wat de levertijden zijn. Met een maandrapport ziet die directeur pas na weken dat de levertijden opliepen. Met een overzicht dat elke ochtend de actuele stand laat zien, ziet hij het op de dag zelf en kan hij nog bijsturen. Al die wensen zijn te vertalen naar een geautomatiseerde stroom die de juiste data op het juiste moment bij de juiste persoon brengt.

Niet elk cijfer hoeft overigens realtime. Omzet per dag, openstaande orders en de stand van de pijplijn wel; een kwartaalanalyse niet. Door per cijfer te bepalen hoe vers het moet zijn, voorkomt u een dashboard vol getallen waar niemand naar kijkt.

Dit is niet voorbehouden aan grote organisaties met complexe IT-landschappen. Ook een mkb-bedrijf met een handvol systemen kan in korte tijd overstappen van handmatige overzichten naar cijfers die zichzelf bijwerken. Welk getal zou u morgenochtend willen zien als u het zonder export kon krijgen? Begin met die ene vraag, en Vynexo zoekt uit uit welke systemen het antwoord moet komen.