Zo automatiseert u uw inkoop en houdt u grip op kosten

Zo automatiseert u uw inkoop en houdt u grip op kosten

Veel bedrijven besteden onnodig veel tijd aan hun inkoopproces. Een medewerker vraagt iets aan via e-mail, een manager keurt het goed via een ander kanaal, de aankoop wordt handmatig ingevoerd in de boekhouding en de factuur belandt weken later op een bureau. Elke stap is een kans op een fout, een vertraging of een gemiste betaalafspraak. Automatisering brengt al die losse stappen samen in één aaneengesloten workflow, van de eerste aanvraag tot de definitieve boeking.

Het begint met het in kaart brengen van het proces. Wie mag wat aanvragen? Wie keurt goed en tot welk bedrag? Welke leveranciers zijn gecertificeerd? Welke informatie moet een aanvraag bevatten voordat die de deur uit gaat? Zodra die vragen beantwoord zijn, is het mogelijk om een geautomatiseerde workflow te bouwen die al die regels consequent toepast, zonder dat iemand er elke keer handmatig over hoeft na te denken.

Een praktisch voorbeeld: een medewerker dient een inkoopverzoek in via een eenvoudig formulier in de bedrijfsapplicatie. De workflow controleert automatisch of het bedrag binnen het mandaat van de directe leidinggevende valt. Zo ja, dan gaat er direct een goedkeuringsverzoek naar die persoon. Keurt hij of zij goed, dan verstuurt het systeem automatisch een inkooporder naar de leverancier en wordt het verzoek gekoppeld aan het juiste kostencentrum in de boekhouding. Alles loopt zonder e-mail heen en weer, zonder papier en zonder handmatige invoer.

Een inkoopproces dat automatisch verloopt van aanvraag tot boeking bespaart niet alleen uren per week, het geeft u ook op elk moment volledig inzicht in openstaande verplichtingen en beschikbare budgetten.

Wanneer de leveranciersfactuur binnenkomt, koppelt het systeem deze automatisch aan de oorspronkelijke inkooporder. Klopt alles, dan wordt de factuur direct klaargezet voor betaling in het boekhoudpakket. Klopt er iets niet, bijvoorbeeld een afwijkend bedrag of een onbekend ordernummer, dan krijgt de juiste medewerker automatisch een melding. Geen factuur gaat meer onopgemerkt voorbij en u betaalt nooit meer onbedoeld te laat of te vroeg.

• Tijdwinst: medewerkers hoeven geen gegevens meer over te typen tussen systemen, wat al snel twee tot vier uur per week scheelt per betrokken persoon.
• Minder fouten: doordat het systeem bedragen, leveranciers en kostenplaatsen automatisch controleert, verdwijnen veelvoorkomende invoerfouten.
• Beter kostenoverzicht: koppelingen met uw boekhouding geven u op elk moment inzicht in openstaande orders en verwachte uitgaven.
• Naleving van beleid: goedkeuringsregels worden altijd toegepast, ongeacht wie er die dag aanwezig is.
• Snellere doorlooptijd: leveranciers ontvangen orders en bevestigingen direct, wat leidt tot kortere levertijden en betere relaties.

Dit soort automatisering is niet voorbehouden aan grote organisaties. Ook een mkb-bedrijf met een bescheiden inkoopvolume profiteert direct. De investering in een goed ingericht inkoopproces verdient zich terug in vermeden fouten, weggevallen correctiewerk en betalingskortingen die u nu werkelijk kunt benutten omdat u altijd op tijd betaalt. Het verschil zit niet in de technologie zelf, maar in het consequent doordenken van het proces voordat u begint te bouwen.

Bij Vynexo beginnen we altijd met een procesanalyse. We brengen samen met u in kaart hoe uw inkoop nu werkelijk verloopt, waar de vertraging zit en welke systemen al aanwezig zijn. Vervolgens bouwen we een workflow die aansluit op uw bestaande boekhouding, uw CRM en eventueel uw voorraadsysteem. Geen generieke software die u moet aanpassen aan uw werkwijze, maar een oplossing die past bij de manier waarop uw organisatie werkt. Wilt u weten wat er in uw situatie mogelijk is? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.