Campagnes die doorlopen terwijl uw marketeer iets anders doet

Op dinsdagochtend exporteert uw marketeer een lijst uit het CRM, plakt die in de e-mailtool, past de segmenten aan in Excel en zet een mailing klaar. Op donderdag volgt de controle: wie heeft geklikt, wie moet een herinnering krijgen, welk adres kwam terug? Zo gaat een groot deel van de week op aan het draaiende houden van campagnes, in plaats van aan het bedenken van betere. Een gekoppelde campagne loopt door terwijl uw marketeer met iets anders bezig is, van het eerste contact tot de conversie.

Een goede eerste stap is nagaan welke route een lead nu aflegt, vanaf het moment dat iemand zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, een offerte aanvraagt of een product bekijkt. Bijna altijd zitten daar tussenstappen in waarbij gegevens worden overgenomen, contacten in een Excel-bestand worden ingedeeld of een mailing pas vertrekt als iemand op de knop drukt. Elk van die momenten kan een workflow overnemen.

Een geautomatiseerd campagneproces werkt als een keten van gekoppelde acties. Stel: een bezoeker vult een contactformulier in op uw website. Op dat moment wordt automatisch een contactrecord aangemaakt in uw CRM, wordt de lead ingedeeld in het juiste segment op basis van de ingevulde gegevens en ontvangt de bezoeker binnen enkele minuten een gepersonaliseerde bevestigingsmail. Uw salesmedewerker krijgt tegelijkertijd een melding met alle relevante informatie. Er hoeft niemand meer iets over te typen of door te sturen.

Opvolging die zich aanpast aan wat de lead doet

Vervolgens kunt u op basis van het gedrag van de lead vervolgstappen automatiseren. Opent iemand de bevestigingsmail maar klikt niet door? Dan stuurt het systeem na twee dagen automatisch een herinnering. Klikt iemand wel door naar een specifieke pagina? Dan verschijnt er een andere opvolgmail die aansluit bij dat specifieke product of die dienst. Dit soort gedragsgestuurde workflows zorgt ervoor dat elk contactmoment relevant is, zonder dat een medewerker dit hoeft bij te houden.

Een campagne die zelf opvolgt, werkt ook 's avonds en in het weekend door. Uw marketeer bepaalt de koers; de workflow houdt bij wie welke volgende stap krijgt.

Als CRM, webshop en e-mailtool elkaar kennen

De kracht van automatisering zit ook in de koppeling tussen uw systemen. Een campagne die alleen in een e-mailtool bestaat, mist de helft van zijn waarde. Zodra uw e-mailplatform verbonden is met uw CRM, uw boekhoudsoftware en eventueel uw webshop, stroomt informatie automatisch heen en weer. Een klant die een aankoop doet, wordt automatisch uitgeschreven uit de acquisitiecampagne en ingedeeld in een retentiecampagne. Een lead die te lang inactief blijft, wordt gemarkeerd in het CRM zodat een salesmedewerker proactief contact kan opnemen.

• Minder handmatig werk: contacten worden automatisch aangemaakt, ingedeeld en opgevolgd zonder tussenkomst van een medewerker.
• Minder fouten: gegevens worden niet meer overgetypt tussen systemen, waardoor onjuiste adresgegevens of verkeerde segmentaties tot het verleden behoren.
• Hogere conversie: gepersonaliseerde en tijdige opvolging zorgt ervoor dat leads sneller de volgende stap zetten.
• Beter inzicht: omdat alles digitaal verloopt, kunt u precies zien welke campagne-onderdelen werken en waar leads afhaken.
• Schaalbaarheid: u kunt tien of tienduizend leads opvolgen met dezelfde workflow, zonder extra personeel in te zetten.

AI kan op specifieke punten in dit proces een nuttige rol spelen. Denk aan het automatisch bepalen van het beste verzendtijdstip op basis van historisch klikgedrag, of het genereren van een eerste aanzet voor e-mailteksten die vervolgens door een medewerker worden gecheckt. Maar de basis, de workflow, de koppelingen en de logica achter de campagne, die bouwt u met gestructureerde automatisering. AI is daarin een hulpmiddel, geen vervanging voor een goed ingericht proces.

Twee tot drie uur per week terug voor de inhoud

Voor bureaus, coaches en dienstverleners betekent dit concreet dat een campagne die nu twee tot drie uur per week kost aan handmatig beheer, na automatisering vrijwel zichzelf runt. De medewerker die voorheen bezig was met lijsten bijhouden en mailtjes kopiëren, kan die tijd besteden aan strategie, klantcontact of het verbeteren van de campagne-inhoud. De omzet die voortkomt uit betere opvolging is daarbij vaak direct meetbaar: meer geopende e-mails, meer klikken, meer aanvragen.

Welke campagne vraagt bij u nu elke week handwerk om draaiende te blijven? Daar zit meestal de snelste winst. Vynexo kijkt graag met uw marketeer naar de stappen die een workflow kan overnemen, gekoppeld aan uw eigen CRM, e-mailplatform en webshop.