Geen APK meer gemist in uw wagenpark

Wie bewaakt eigenlijk de APK van bus 7?

Bedrijven met vijf, twintig of honderd voertuigen herkennen het beeld. Er is een Excel met kentekens, er staan onderhoudsafspraken in de agenda van de bedrijfsleider, de leasemaatschappij stuurt mails naar een algemeen postvak en boetes komen per post binnen. Zolang die ene collega er is, loopt het. Gaat hij op vakantie of verandert hij van functie, dan merkt u binnen een maand dat het wagenparkbeheer vooral in één hoofd zat.

De kosten van dat losse beheer zijn zelden zichtbaar op één regel. Ze zitten verstopt in een bus die een dag stilstaat omdat de APK verlopen is, in een boete die is verdubbeld omdat niemand hem op tijd doorzette, in onderhoud dat te laat wordt uitgevoerd en in een leasecontract dat stilzwijgend doorloopt tegen een tarief dat u nooit meer heeft getoetst. Opgeteld over een jaar gaat dat om serieus geld, en vooral om serieuze irritatie.

Automatiseren begint hier niet met software kiezen, maar met één vraag: waar staat de waarheid over een voertuig? Zodra elk kenteken één plek heeft waar merk, type, bestuurder, kostenplaats, verzekering, leaseconstructie, APK-datum en onderhoudshistorie samenkomen, vervalt de helft van het handwerk vanzelf. Alles wat daarna binnenkomt, hoeft alleen nog aan dat ene record gekoppeld te worden.

Dat koppelen kan grotendeels zonder mensenhanden. Een APK-datum hoeft niemand over te typen; die is per kenteken op te halen en automatisch bij te werken. Een onderhoudsfactuur van de garage kan via herkenning op kenteken bij het juiste voertuig en de juiste kostenplaats belanden. Een boete die binnenkomt, krijgt datum en tijdstip mee, en als u ritregistratie of een planning per voertuig heeft, weet het systeem wie er toen reed. In plaats van zoekwerk krijgt die bestuurder een nette melding, en de administratie een verwerkingsregel.

Een wagenpark is geen lijst met auto's. Het is een verzameling aflopende data, en elke datum die niemand bewaakt wordt vroeg of laat een onverwachte rekening.

De grootste winst zit in signalen vooraf. Niet een melding op de dag dat de APK verloopt, maar zes weken ervoor, inclusief een voorstel voor een datum waarop het voertuig toch al niet ingepland staat. Dat laatste is precies waarom een koppeling met uw planning of agenda zoveel oplevert: onderhoud plannen op een rustige dag kost niets, onderhoud plannen op een drukke dag kost een monteur, een rit of een klant.

Een praktisch ingericht wagenparkproces bewaakt doorgaans deze momenten:

• APK- en onderhoudsintervallen, met een voorstel voor een geschikte dag
• Afloop van lease- en verzekeringscontracten, ruim voor de opzegtermijn
• Geldigheid van rijbewijzen, codes en vakbekwaamheidspassen van bestuurders
• Binnengekomen boetes, met automatische toewijzing aan de bestuurder van dat moment
• Brandstof- en laadkosten per voertuig, afgezet tegen het verbruik van vergelijkbare voertuigen
• Schades en reparaties, inclusief status bij verzekeraar en hersteller

Als die gegevens eenmaal op één plek staan, krijgt u er iets bij wat de meeste bedrijven nooit hadden: stuurinformatie. U ziet welk voertuig structureel meer kost dan het oplevert, welke bestuurder opvallend veel schades heeft, en of het verstandig is dat ene contract te verlengen. Dat zijn beslissingen die u eerder op gevoel nam, simpelweg omdat de cijfers over drie mailboxen en twee mappen verspreid lagen.

Voor de bestuurder zelf verandert er ook iets. In plaats van een telefoontje over een vergeten keuring krijgt hij een bericht met de afspraak, de locatie en het tijdstip. Schade meldt hij via een kort formulier op zijn telefoon, met foto's die direct bij het juiste kenteken terechtkomen. Zo'n formulier is in een paar dagen te bouwen en haalt de hele papierwinkel uit de cabine van het voertuig.

Begin klein. Zet eerst het register goed neer en haal de APK-data binnen, dat is de goedkoopste winst. Voeg daarna de contractdata toe, vervolgens de kostenstroom richting uw boekhouding en pas daarna de verwerking van boetes en schades. Elke stap staat op zichzelf en levert direct rust op. Na een paar maanden is wagenparkbeheer geen taak meer van iemand met een goed geheugen, maar een proces dat gewoon loopt.