Wachten op een handtekening is geen werk

Een projectleider heeft maandag een akkoord nodig op een offerte die boven zijn tekenbevoegdheid uitkomt. De mail aan de directeur zakt weg in een volle inbox. Woensdag volgt een herinnering, vrijdag nog een, en intussen houdt de leverancier zijn prijs niet langer vast. Niemand heeft die week aan de aanvraag gewerkt; er is alleen gewacht. Dat wachten is in veel organisaties een onzichtbare rem op de dagelijkse productiviteit.

Toch is dit precies het soort proces dat zich uitstekend leent voor automatisering. De stappen zijn voorspelbaar, de regels zijn duidelijk en de betrokkenen zijn altijd dezelfde personen. Dat maakt het mogelijk om van begin tot eind een werkende workflow te bouwen die geen handmatig ingrijpen meer vereist.

Welke handtekeningen het vaakst blijven liggen

Vrijwel elke interne aanvraag met een vaste beslissingsstroom kan worden geautomatiseerd. Denk aan:

• Inkooporders en leveranciersaanvragen boven een bepaald bedrag
• Verlofaanvragen en afwezigheidsregistratie
• Budgetaanvragen per afdeling of project
• Contractuitbreidingen of wijzigingen bij bestaande leveranciers
• Goedkeuring van offertes door een directeur of financial controller
• Factuuraccordering voordat een betaling wordt vrijgegeven

Al deze processen hebben gemeen dat ze starten met een aanvraag, een of meerdere goedkeurders doorlopen en eindigen met een beslissing die ergens wordt vastgelegd. Precies die structuur maakt automatisering haalbaar en effectief.

De route van aanvraag naar besluit

Eerst moet duidelijk zijn hoe een beslissing nu eigenlijk loopt. Wie vraagt wat aan? Wie moet goedkeuren? Gelden er drempelwaarden, zoals een bedrag waaronder geen goedkeuring nodig is? Wat gebeurt er bij afkeuring? Pas als die vragen beantwoord zijn, wordt de workflow gebouwd.

De workflow zelf verloopt doorgaans als volgt. Een medewerker vult een digitaal formulier in, bijvoorbeeld in een interne webapplicatie of via een koppeling met het bestaande CRM of ERP-systeem. De workflow vangt dit signaal op en bepaalt automatisch wie er moet goedkeuren, op basis van regels zoals afdeling, bedrag of projectcode. De verantwoordelijke ontvanger krijgt direct een notificatie, inclusief alle relevante informatie, en kan met een enkele klik goedkeuren of afwijzen. De aanvrager ontvangt vervolgens automatisch bericht, en de beslissing wordt weggeschreven naar het juiste systeem: boekhouding, HR-module of projectomgeving.

Wanneer iemand niet reageert binnen een ingestelde termijn, stuurt de workflow automatisch een herinnering. Na een tweede termijn kan de aanvraag worden geëscaleerd naar een vervanger of leidinggevende. Zo blijft geen aanvraag meer hangen, en hoeft geen collega na te bellen of opnieuw te mailen.

Een goedkeuringsproces dat vroeger drie tot vijf werkdagen duurde, verloopt na automatisering gemiddeld binnen vier uur. Niet omdat mensen sneller tekenen, maar omdat niemand meer hoeft te onthouden dat er iets op hem ligt te wachten.

Een akkoord dat meteen doorwerkt in de boekhouding

De echte tijdwinst ontstaat wanneer het goedkeuringsproces niet losstaat van de rest, maar rechtstreeks is gekoppeld aan uw boekhouding, HR-module of projectomgeving. Wordt een inkooporder goedgekeurd? Dan maakt de koppeling met uw boekhoudsoftware automatisch een reservering aan op de juiste kostenplaats. Wordt een budgetaanvraag goedgekeurd? Dan wordt het resterende budget van de afdeling direct bijgewerkt, zodat de volgende aanvrager ziet wat er nog over is.

Dergelijke koppelingen hoeven geen grote investering te zijn. De meeste systemen hebben al een koppelvlak waarmee gegevens kunnen worden uitgewisseld. Vynexo brengt ze samen in één centrale workflow, zodat een aanvraag één keer wordt vastgelegd en het besluit vanzelf terechtkomt waar het nodig is.

Elk besluit terug te vinden, ook voor de accountant

Een bijkomend voordeel van een geautomatiseerd goedkeuringsproces is de drastische vermindering van fouten. Wanneer aanvragen per e-mail rondgaan, worden bijlagen vergeten, wordt verkeerde informatie doorgegeven en ontbreekt achteraf de audittrail. Bij een geautomatiseerde workflow is elk verzoek, elke beslissing en elk tijdstip vastgelegd. Dat geeft niet alleen rust, maar ook de juridische en financiële zekerheid die grotere organisaties nodig hebben.

Leidinggevenden krijgen bovendien realtime inzicht in openstaande aanvragen, doorlooptijden en knelpunten. Zo kunnen ze bijsturen op basis van feiten in plaats van onderbuikgevoel.

Kies de aanvraag die het langst blijft liggen

De beste start is het identificeren van het goedkeuringsproces dat op dit moment de meeste vertraging oplevert of de meeste administratieve lasten met zich meebrengt. Breng de huidige stappen op papier, benoem de betrokkenen en stel uzelf de vraag: welke beslissing hier kan op basis van een vaste regel worden genomen, zonder menselijke tussenkomst? Dat is het startpunt voor automatisering.

Welke handtekening laat in uw organisatie het langst op zich wachten? Noem die bij Vynexo. Wij werken dan uit hoe juist die aanvraag met vaste regels, automatische herinneringen en een koppeling naar uw boekhouding rondkomt zonder dat iemand hoeft na te bellen.