Zo geeft automatisering uw salesteam meer tijd voor echte deals
Salesmensen besteden te veel tijd aan administratie en te weinig aan verkopen. Ontdek hoe automatisering dat omkeert en direct bijdraagt aan meer omzet.
Zo geeft automatisering uw salesteam meer tijd voor echte deals
Een gemiddelde salesmedewerker besteedt volgens onderzoek minder dan een derde van zijn werkweek aan daadwerkelijk verkopen. De rest gaat op aan het invullen van het CRM, het opstellen van opvolgmails, het bijwerken van spreadsheets en het zoeken naar informatie verspreid over verschillende systemen. Dat is niet alleen frustrerend voor de medewerker zelf, het kost het bedrijf direct omzet.
De oorzaak is bijna altijd hetzelfde: losse systemen die niet met elkaar praten. Een nieuw contact binnengehaald via de website? Dat wordt handmatig overgezet naar het CRM. Een demo gepland? Iemand stuurt de bevestigingsmail en de agenda-uitnodiging zelf. Een lead heeft niet gereageerd? Er is geen automatische herinnering, dus de opvolging vergeten of te laat. Al deze kleine handelingen stapelen zich op tot tientallen uren verloren tijd per maand.
Automatisering pakt dit probleem bij de wortel aan. Niet door het salesproces te vervangen, maar door alles rondom het verkoopgesprek te automatiseren. Het resultaat: uw salesteam heeft meer tijd, maakt minder fouten en sluit meer deals.
Waar gaat de tijd naartoe in een typisch salesproces?
Voordat u kunt automatiseren, moet u weten waar de pijn zit. Bij de meeste bedrijven zijn dat terugkerende handelingen die weinig denkvermogen vragen maar toch aandacht opeisen:
- Contactgegevens van websiteformulieren of LinkedIn handmatig invoeren in het CRM
- Opvolgmails schrijven en versturen na een eerste gesprek of demo
- Herinneringen instellen voor leads die nog niet hebben beslist
- Offertes klaarzetten op basis van informatie die al in het CRM staat
- Dealstatus bijwerken na elk contactmoment
- Rapportages samenstellen voor het wekelijkse salesoverleg
Elk van deze stappen is op zichzelf klein. Maar wie ze optelt over een week of maand, ziet al snel dat een salesmedewerker gemiddeld vijf tot tien uur per week kwijt is aan werk dat een geautomatiseerde workflow in seconden kan afhandelen.
Een concrete workflow: van websitelead tot eerste gesprek
Stel dat iemand een contactformulier invult op uw website. In een niet-geautomatiseerde situatie belt of mailt een medewerker de lead op, zet de gegevens handmatig in het CRM en plant zelf een afspraak in. Dat kost tijd en gaat regelmatig mis: gegevens kloppen niet, de lead wacht te lang op reactie of de afspraak vergeten worden door te plannen.
Met een geautomatiseerde workflow ziet hetzelfde proces er als volgt uit. Op het moment dat het formulier wordt ingestuurd, wordt de contactpersoon automatisch aangemaakt in het CRM, inclusief alle ingevulde informatie. Tegelijkertijd ontvangt de lead een persoonlijke bevestigingsmail met een directe link om een kennismakingsgesprek in te plannen. Zodra de lead een tijdslot kiest, verschijnt de afspraak automatisch in de agenda van de juiste medewerker, inclusief een herinnering een dag van tevoren. De dealstatus in het CRM springt automatisch van Nieuw naar Kennismaking gepland. Niemand hoeft hier iets voor te doen.
Het gesprek zelf blijft mensenwerk. Alles eromheen kan een machine doen, sneller en foutlozer dan welke medewerker ook.
Opvolging zonder inspanning: zo werkt leadnurturing automatisch
Niet elke lead is direct klaar om te kopen. Een deel van uw potentiele klanten heeft tijd nodig, wil meer informatie of haakt tijdelijk af. In een handmatig salesproces vallen deze leads door de mand: er is geen systeem dat bijhoudt wanneer iemand voor het laatst is benaderd en wat de volgende stap moet zijn.
Een geautomatiseerde opvolgworkflow lost dit op. Op basis van het gedrag van de lead, bijvoorbeeld of iemand de offerte heeft geopend, op een link heeft geklikt of al drie weken niets van zich heeft laten horen, stuurt het systeem automatisch de juiste opvolgmail. Heeft een lead de offerte twee keer bekeken maar nog niet gereageerd? Dan krijgt de salesmedewerker een taak in het CRM: bel vandaag. Geen lead glipt er meer tussenuit.
Koppeling tussen CRM, agenda en boekhouding
Een van de grootste frustraties in sales is het schakelen tussen systemen. Informatie staat verspreid over het CRM, de mailbox, de gedeelde agenda en soms ook nog een boekhoudsysteem. Dat leidt tot fouten: een verkeerd bedrag in de offerte, een afspraak die dubbel staat ingepland of een factuur die naar het verkeerde adres gaat.
Door uw CRM, agenda en boekhouding via een centrale workflow te koppelen, wordt informatie maar op een plek ingevoerd en overal automatisch bijgewerkt. Wordt een deal gewonnen in het CRM? Dan maakt het systeem direct een conceptfactuur aan in het boekhoudpakket, gevuld met de juiste klantgegevens, het afgesproken bedrag en de correcte betalingstermijn. De kans op een fout daalt drastisch en de medewerker hoeft niets over te typen.
Rapportages die zichzelf schrijven
Elke salesmanager kent het ritueel: vrijdagmiddag de wekelijkse rapportage samenstellen. Gegevens uit het CRM exporteren, plakken in een spreadsheet, grafieken bijwerken, versturen. Het kost een tot twee uur en de informatie is op het moment van versturen al een paar dagen oud.
Met een geautomatiseerd dashboard dat rechtstreeks uit het CRM trekt, is de rapportage altijd actueel. U ziet live hoeveel deals er open staan, wat de verwachte omzet is voor deze maand en welke medewerker de meeste gesprekken heeft gevoerd. Wilt u toch een wekelijks overzicht per mail? Het systeem stuurt dat automatisch elke vrijdagochtend, zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.
Wat levert het op?
De opbrengst van salesautomatisering zit op drie vlakken. Ten eerste tijdwinst: een medewerker die vijf uur per week minder kwijt is aan administratie, heeft ruimte voor meer gesprekken, betere voorbereiding en sterkere relaties met klanten. Ten tweede minder fouten: automatische koppelingen elimineren het handmatig overtypen van gegevens, wat de kwaliteit van uw data en uw offertes direct verbetert. Ten derde meer omzet: leads die sneller worden opgevolgd en geen kans krijgen om te vergeten, converteren beter. Een geautomatiseerd salesproces mist simpelweg minder kansen.
Bedrijven die hun salesworkflows automatiseren, zien gemiddeld een stijging in het aantal afgeronde deals zonder dat ze extra personeel aannemen. De capaciteit was er al; die zat alleen opgesloten in administratie. Automatisering bevrijdt die capaciteit en zet hem in waar hij het meeste oplevert: in het gesprek met de klant.