Boekhouders verdienen hun geld met advies, niet met invoeren

Een klant belt zijn boekhouder met de vraag of hij dit jaar nog kan investeren of beter kan wachten. Dat is het gesprek waar een boekhouder waarde toevoegt, en waar klanten graag voor betalen. Toch gaat een groot deel van de week op aan iets anders: inkoopfacturen verwerken, bankafschriften importeren, btw-aangiftes klaarmaken, rappels versturen en gegevens overzetten tussen pakketten. Taken die nauwkeurigheid vragen, maar weinig denkwerk. Precies dat maakt ze geschikt voor automatisering.

De vraag is niet of een boekhouder dit met de hand kan. De vraag is waarom hij of zij dat nog zou moeten doen. Elk uur dat opgaat aan het overtypen van een leveranciersfactuur of het nabellen van een openstaande post, is een uur dat niet gaat naar het doorlichten van een klantdossier, het signaleren van cashflowrisico's of proactief belastingadvies. Daar zit de echte waarde van een boekhouder, en daar laten veel kantoren nu onnodig veel liggen.

Waar het invoerwerk zit

Voordat Vynexo iets bouwt, volgen we een document door het kantoor. Komt een factuur binnen via e-mail, een klantportaal of als papier? Wie controleert, wie codeert, wie keurt goed? In welk boekhoudpakket eindigt de boeking? Pas als die stappen helder zijn, ziet u welke handelingen automatisch kunnen en welke menselijk oordeel vragen. Die grens ligt per kantoor anders, maar de uitkomst is vrijwel altijd dezelfde: er valt meer te automatiseren dan men vooraf verwacht.

Elk uur dat een boekhouder besteedt aan het invoeren van gegevens, is een uur dat niet gaat naar het advies waarvoor klanten uiteindelijk betalen.

Een dag inkoopfacturen, zonder ze in te typen

Een administratiekantoor ontvangt dagelijks tientallen inkoopfacturen van uiteenlopende klanten. Die komen binnen via e-mail, worden geopend, gecontroleerd en ingevoerd in het boekhoudpakket. Daarna wordt de status bijgehouden in een aparte spreadsheet en gaan herinneringen er met de hand uit als een betaling uitblijft. Met een geautomatiseerde workflow wordt elke binnenkomende factuur herkend, uitgelezen en ter goedkeuring aangeboden in een overzichtelijk scherm. Na goedkeuring boekt het systeem de factuur zelf en plant het een herinnering als de betaaltermijn nadert. De medewerker komt alleen in actie bij een uitzondering.

• Factuurverwerking: inkomende facturen automatisch inlezen, coderen en boeken op basis van leverancier en kostensoort.
• Bankimport en afletteren: een dagelijkse koppeling met de bank, zodat afschriften automatisch worden verwerkt en gematcht met openstaande posten.
• Btw-aangifte voorbereiden: de juiste periodegegevens uit het boekhoudpakket automatisch samenvoegen, klaar voor controle en indiening.
• Rappels en aanmaningen: openstaande debiteuren op vaste momenten opvolgen, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
• Klantrapportages: periodieke overzichten die automatisch worden gemaakt en verstuurd, met de juiste cijfers uit het systeem.

Exact, Twinfield en Yuki naast elkaar

De systemen bij een boekhouder sluiten lang niet altijd op elkaar aan. De ene klant werkt in Exact, de andere in Twinfield of Yuki, en de communicatie verloopt via e-mail of telefoon. Met koppelingen tussen het boekhoudpakket, het CRM van het kantoor en bijvoorbeeld een klantportaal verdwijnt veel van dat heen-en-weer. Statusupdates gaan automatisch, documenten komen op de juiste plek en klanten kunnen zelf inloggen om hun actuele cijfers te bekijken. Dat scheelt vragen, telefoontjes en terugkerende mailwisselingen.

Minder correcties, minder risico in de aangifte

Naast tijdwinst levert dit aantoonbaar minder fouten op. Een factuur die met de hand wordt overgetypt, loopt het risico op een tikfout in het bedrag, het btw-percentage of het grootboeknummer. Een systeem dat automatisch uitleest en boekt, maakt die fout niet. Bij een druk kantoor met honderden boekingen per week telt dat snel op: minder correcties, minder herstelwerk, minder uitzoekwerk en minder risico op een fout in de aangifte die later problemen geeft.

Kantoren die dit serieus aanpakken, merken binnen enkele maanden dat de werklast per klant daalt terwijl de kwaliteit van de dienstverlening stijgt. Ze bedienen meer klanten met hetzelfde team, of hetzelfde aantal klanten met eindelijk ruimte voor de gesprekken die ertoe doen. Niet minder werk, maar beter werk.

Hoeveel uur besteedde uw kantoor vorige week aan invoeren, en hoeveel aan adviseren? Als die verhouding scheef is, kijkt Vynexo graag met u welke van de vijf taken hierboven het eerst uit handen kan. Vaak is dat de inkoopfactuur, omdat die elke dag terugkomt.