Prijzen bijhouden in drie systemen is vragen om fouten

Een medewerker past een prijs aan in de webshop, maar vergeet het boekhoudpakket. Een week later gaat er een offerte uit met het oude bedrag, en de factuur die volgt toont weer een ander getal. De klant vraagt zich terecht af welk bedrag nu klopt. Het resultaat is een negatieve marge op de order en een klant met minder vertrouwen. Fouten in prijsbeheer zijn direct zichtbaar voor de klant en kosten u omzet.

De oorzaak is bijna altijd dezelfde: prijzen staan in losse Excel-lijsten en worden met de hand bijgewerkt in meerdere systemen. Haalt u dat weg, dan beheert u alle prijzen op één plek en werkt elke wijziging automatisch door naar webshop, CRM, offertetool en boekhoudpakket.

Eén prijsdatabase voor elk systeem

De basis is een centrale prijsdatabase: één gestructureerde bron met alle producten, diensten, kortingsregels en klantspecifieke tarieven. Dat kan een bestaand systeem zijn, zoals een ERP-pakket of een uitgebreid CRM, maar ook een maatwerkapplicatie die op uw bedrijf is ingericht. Wordt een prijs in deze database aangepast, dan stuurt een workflow het signaal naar alle gekoppelde systemen.

• Webshop: productprijzen worden direct bijgewerkt, inclusief kortingspercentages of tijdelijke acties.
• CRM: accountmanagers zien bij elk klantprofiel de actuele prijzen en klantspecifieke afspraken.
• Offertetool: nieuwe offertes krijgen de juiste prijzen mee, zonder opzoekwerk.
• Boekhouding: facturen sluiten altijd aan op de offerte en op de geldende prijzen.
• Inkoopmodule: inkoopprijzen worden naast verkoopprijzen gelegd, zodat uw marge doorlopend wordt bewaakt.

Duizenden artikelen, één ochtendoverzicht

Een groothandel in technische onderdelen werkt met honderden leveranciers en duizenden artikelen. Elke maand veranderen inkoopprijzen door wisselkoersen en materiaalkosten. Vroeger was een binnendienstmedewerker dagelijks uren bezig om prijslijsten bij te werken in drie systemen. Nu leest een workflow elke dag de leveranciersbestanden in, vergelijkt de nieuwe inkoopprijs met de vorige, berekent de verkoopprijs op basis van de gewenste marge en werkt alle systemen tegelijk bij. De medewerker controleert alleen nog de uitzonderingen die buiten de ingestelde marges vallen.

Vroeger kostte het bijhouden van onze prijzen twee dagen per week. Nu krijg ik elke ochtend een overzicht van wat er veranderd is en hoef ik alleen nog te beslissen bij grote afwijkingen.

Een signaal voordat de marge verdwijnt

Naast tijdwinst geeft dit meer grip op uw marges. U kunt regels instellen die een signaal geven wanneer een verkoopprijs onder de minimale marge zakt, wanneer een klantkorting tot een onrendabele order leidt of wanneer een concurrent zijn prijs flink heeft verlaagd. Dat laatste werkt met een geautomatiseerde vergelijking van openbaar beschikbare prijsinformatie, waarbij een workflow de bevindingen omzet in een actielijst voor uw salesteam.

Ook voor dienstverleners met uurtarieven

Denk aan een adviesbureau met meerdere soorten diensten, uurtarieven per medewerker en klantspecifieke afspraken over kortingen of vaste budgetten. Zonder koppeling ontstaan er snel fouten in offertes en facturen. Met een centrale tariefstructuur en een koppeling tussen urenregistratie, CRM en boekhouding worden facturen correct en consistent opgesteld, ongeacht wie ze maakt.

Welke prijsregels hanteert u, waar staan uw prijzen nu en welke systemen moeten ze krijgen? Met de antwoorden op die drie vragen bouwt Vynexo de workflows en koppelingen die het bijhouden van prijzen overnemen. Tel eens op hoeveel plekken één prijs bij u nu staat; is het antwoord drie of meer, dan is dit de moeite waard. U houdt de beslissingen, het systeem doet het bijwerken.