Tarieven per klant die meebewegen met indexering en looptijd

Het is half januari. In de afspraken met uw vaste klanten staat een jaarlijkse indexering per 1 januari. Bij hoeveel van hen staat het nieuwe tarief ook echt op de eerste factuur van het jaar? Zolang u vijf vaste klanten met elk hun eigen afspraken heeft, onthoudt u dat wel. Heeft u er vijftig, met elk een ander uurtarief, een andere staffel, een vaste maandprijs of een combinatie daarvan, dan wordt het al snel een bron van fouten, discussies en gemiste omzet.

Medewerkers zoeken tarieven op in een spreadsheet, typen ze over in een factuur en vergeten soms een indexering door te voeren. Het resultaat: u factureert te weinig, te laat of met fouten die tijd kosten om recht te zetten. Automatisering helpt hier pas echt als de tariefafspraken zelf in uw systemen staan, inclusief de datums waarop ze veranderen.

Vijf plekken waar klantafspraken uit beeld raken

• Tarieven staan in meerdere bestanden: een spreadsheet, een CRM-veld en soms in een e-mail ergens in de inbox.
• Bij een tariefwijziging moet iemand alle plekken met de hand bijwerken, wat vrijwel altijd tot verschillen leidt.
• Facturen worden opgemaakt op basis van geheugen of een oud sjabloon, waardoor niet altijd het afgesproken tarief wordt gebruikt.
• Kortingen, staffels of afwijkende betalingstermijnen zijn nergens centraal vastgelegd en hangen af van de kennis van één medewerker.
• Niemand krijgt een signaal als een tarief verloopt of als een jaarlijkse indexering gemist dreigt te worden.

Elk punt kost tijd. Het echte risico zit in de combinatie: een organisatie die groeit, terwijl de tariefadministratie achterblijft. Op een gegeven moment werkt u harder en verdient u minder dan u had afgesproken.

Elke afspraak met een begin- en einddatum

De basis is één centrale plek voor alle klantafspraken: uw CRM, een maatwerkapplicatie of een database die als ruggengraat van uw organisatie dient. Elk klantdossier bevat dan niet alleen contactgegevens, maar ook de precieze tariefafspraken: het basisuurtarief, staffels op volume, kortingspercentages, vaste maandbedragen en vooral de geldigheidsduur van die afspraken. Die datums maken het verschil tussen een tarievenlijst en een tariefstructuur die zichzelf bewaakt.

Een tariefstructuur die zelf weet wanneer een afspraak verloopt, is geen luxe voor grote bedrijven. Het is de manier waarop een groeiend bedrijf zijn marge beschermt.

Indexering en looptijd als automatische triggers

Een van de meest onderschatte voordelen van tariefautomatisering is het beheer van indexeringen en aflooptermijnen. Zonder automatisering is een jaarlijkse verhoging iets wat iemand moet onthouden en actief moet doorvoeren. In de praktijk gebeurt dat regelmatig te laat of helemaal niet.

In een geautomatiseerde opzet legt u per klant of per tariefgroep vast wanneer een tarief geldt en wanneer het herzien moet worden. Het systeem bewaakt die datums en geeft op het juiste moment een signaal: een melding aan de accountmanager, een taak in het CRM of een voorstel voor het nieuwe tarief dat ter goedkeuring klaarstaat. Na goedkeuring wordt het nieuwe tarief direct in alle gekoppelde systemen doorgevoerd, zodat de eerstvolgende factuur al het juiste bedrag bevat.

Het klanttarief in offerte, uren en factuur

Tarieven centraal opslaan heeft weinig zin als ze daarna toch worden overgetypt. De waarde ontstaat wanneer CRM, urenregistratie, projectbeheer en boekhouding dezelfde tariefgegevens gebruiken. Maakt een medewerker een offerte, dan komt het tarief uit het klantdossier. Worden er uren geregistreerd, dan koppelt het systeem ze aan het tarief dat op die datum voor deze klant geldt. En bij de factuurrun aan het einde van de maand berekent het systeem zelf wat er gefactureerd moet worden, inclusief staffelkortingen, en zet het dat klaar in uw boekhoudsoftware. Na een korte controle gaan de facturen automatisch naar de klant. Van geleverde dienst tot betaalde factuur hoeft niemand een tarief op te zoeken, en dus kan ook niemand het verkeerde tarief pakken.

Wat u na een jaar merkt

Bedrijven die hun tariefstructuur automatiseren, zien vrijwel altijd drie effecten. De administratieve uren dalen, omdat niemand meer tarieven opzoekt, overtypt of controleert. Het aantal factuurfouten neemt sterk af, wat discussies met klanten vermindert en de betalingstermijn verkort. En tariefverhogingen worden consequent en op tijd doorgevoerd, wat zich direct vertaalt in een hogere gerealiseerde omzet.

Bij twintig of meer actieve klanten met eigen tariefafspraken scheelt dat al snel meerdere uren per week, tijd die terugkomt bij de klant of de organisatie in plaats van in de administratie te verdwijnen.

Staffels en uitzonderingen die een standaardpakket niet aankan

Standaardsoftware biedt soms beperkte mogelijkheden voor ingewikkelde tariefstructuren. Werkt u met meerdere tarieflagen, uitzonderingsregels per klant, volumeafspraken of combinaties van vaste en variabele componenten, dan kan een maatwerkapplicatie de oplossing zijn. Zo'n applicatie beheert de tarieven centraal en koppelt via standaardverbindingen met uw CRM, boekhoudsoftware en andere systemen. U vervangt uw vertrouwde tools niet, maar voegt een laag toe die de complexiteit afhandelt, inclusief de indexeringsregels en looptijden die per klant kunnen verschillen.

Voordat Vynexo een regel code schrijft, zoeken we met u uit waar de uitzonderingen zitten, welke systemen met elkaar moeten praten en welke datums er in uw afspraken staan. Begin bij een eenvoudige vraag: welke klanten zouden dit jaar een indexering moeten krijgen, en weet u zeker dat die ook op de factuur staat? Als dat antwoord even zoeken is, helpen we u graag verder.