Een prijs voor een nieuwe opdracht in minuten berekend
Type dienst, looptijd, volume en klantprofiel ingevuld, en de prijs staat klaar. Zo rekent een workflow een nieuwe opdracht door, legt alleen afwijkingen voor en zet de prijs meteen in de offerte.
Een aanvraag komt binnen en de klant wil het liefst vandaag nog weten wat het gaat kosten. Een medewerker zoekt de geldende uurtarieven op, past ze aan op het klanttype, de omvang van de opdracht en eventuele kortingsafspraken, rekent een totaalprijs uit en typt alles over in een offerte. Dat kost al snel een halfuur per aanvraag. Bij tien aanvragen per week loopt dat op tot meer dan twintig uur per maand.
In die rekensom schuilt bovendien een structureel risico. Een verkeerd toegepast kortingspercentage, een verouderd uurtarief uit een oude spreadsheet of een tikfout in het totaal. Kleine fouten met soms grote gevolgen: een te lage prijs die de marge uitholt, of een te hoge prijs die de klant wegjaagt.
Eén tarievenbron waar de berekening uit put
De berekening kan alleen kloppen als de tarieven kloppen. Daarom legt u alle tarieven, staffels, kortingsregels en klantcategorieën vast op één plek: in uw CRM, in uw boekhoudsoftware of in een maatwerkapplicatie die als enige bron van waarheid dient. Andere systemen halen hun tarieven daar vandaan.
Wat er gebeurt als de aanvraag binnenkomt
Komt er een nieuwe aanvraag binnen via een webformulier, een e-mail of direct in uw CRM, dan start een workflow de berekening. Op basis van de ingevulde gegevens, zoals het type dienst, de gewenste looptijd, het volume en het klantprofiel, haalt het systeem de juiste tarieven op, past het de geldende regels toe en berekent het de prijs. Geen opzoekwerk en geen overdracht tussen collega's.
Een berekende prijs is niet alleen sneller klaar. Hij is ook eerlijker: elke klant krijgt de prijs die past bij zijn situatie, ongeacht wie de aanvraag oppakt.
Binnen de bandbreedte door, daarbuiten naar een leidinggevende
Valt de berekende prijs binnen een vooraf vastgestelde bandbreedte, dan wordt de offerte direct aangemaakt en klaargezet voor verzending. Valt hij erbuiten, bijvoorbeeld bij een uitzonderlijk hoge korting of een afwijkende omvang, dan gaat er een signaal naar een leidinggevende voor goedkeuring. Zo houdt u grip op de uitzonderingen, terwijl de standaardgevallen u geen tijd kosten.
Een koppeling met uw boekhoudsoftware zorgt dat de goedgekeurde prijs ook beschikbaar is wanneer de factuur wordt gemaakt, met de bijbehorende btw-berekening, de juiste kostenpost en de correcte klantgegevens. Zo ontstaan er geen verschillen tussen wat er is afgesproken en wat er wordt gefactureerd.
- Centrale tariefstructuur: alle tarieven, staffels en kortingsregels op één plek, actueel en voor iedereen gelijk.
- Automatische berekening: op basis van de aanvraaggegevens wordt de prijs direct en zonder rekenfouten bepaald.
- Goedkeuringsflow: standaardgevallen gaan door, uitzonderingen worden gemarkeerd voor menselijke controle.
- Koppeling met boekhouding: goedgekeurde prijzen komen zonder overtypen in offertes en facturen terecht.
- Rapportage: inzicht in gemiddelde tarieven, toegepaste kortingen en marges per klantgroep of diensttype.
Raamcontracten, standaardtarieven en maatwerk naast elkaar
Voor bureaus, adviesbedrijven en dienstverleners met een gevarieerd aanbod is dit bijzonder waardevol. Zij werken vaak met meerdere tarieflijnen tegelijk: vaste klanten met raamcontracten, nieuwe klanten op standaardtarief, projecten met een vaste prijs en aanvragen op maat. De workflow weet welke regel van toepassing is, zodat medewerkers dat niet elke keer opnieuw hoeven uit te zoeken.
De accountmanager die als eerste antwoordt
Accountmanagers reageren sneller, omdat ze niet hoeven te wachten op een collega die de berekening maakt of een leidinggevende die de prijs controleert. De tijd tussen aanvraag en aanbod daalt flink, en in een markt waar snelheid en betrouwbaarheid het verschil maken, is dat een concreet voordeel. De tijdwinst per aanvraag is direct meetbaar, minder fouten beschermen uw marge en u verwerkt meer aanvragen zonder extra personeel.
Hoe lang wacht een klant bij u nu op een prijs, en hoeveel van die tijd is rekenwerk? Vynexo vertaalt uw rekenregels, kortingen en uitzonderingen naar een berekening die binnen minuten een voorstel klaarzet. Neem uw prijslijst en een paar recente offertes mee naar een eerste gesprek, dan ziet u snel wat er te winnen valt.