Wat gebeurt er in de 48 uur na een eerste kennismaking?

Donderdagavond op een netwerkborrel wisselt u visitekaartjes met iemand die precies uw dienst zoekt. Vrijdag is het druk, het weekend komt ertussen en op dinsdag ligt het kaartje nog naast uw toetsenbord. Of het eerste contact nu op een borrel, aan de telefoon of via het contactformulier op uw website plaatsvindt: de eerste 48 uur bepalen of er iets uit voortkomt. Blijft het in die periode stil, dan kiest de potentiële klant vaak voor een concurrent die wel snel reageerde.

Dit is geen capaciteitsprobleem. Het is een procesprobleem, en procesproblemen zijn met automatisering op te lossen. Door de opvolging na een eerste contact in een workflow vast te leggen, krijgt elk nieuw contact op het juiste moment de juiste boodschap, zonder dat een medewerker daar steeds zelf aan hoeft te denken.

Begin met een eenvoudige vraag: wat zou er in die eerste 48 uur moeten gebeuren? Waar komt het contact vandaan: uw website, een beurs, LinkedIn, een telefoontje? En wat is daarna de logische stap: een bevestiging sturen, een afspraak inplannen, een informatiedocument doorsturen, een offerte voorbereiden? Wie dat op papier zet, heeft in feite het ontwerp van de workflow al klaar.

Daarna wordt de workflow gebouwd. Een praktisch voorbeeld: een bezoeker vult het contactformulier op uw website in. Op dat moment gebeuren automatisch vier dingen tegelijk. Ten eerste ontvangt de potentiële klant een bevestigingsmail met een directe link om een kennismakingsgesprek in te plannen, gekoppeld aan de agenda van de juiste medewerker. Ten tweede wordt het contact aangemaakt in uw CRM-systeem, met de bron van het contact en de ingevulde informatie. Ten derde krijgt de verantwoordelijke medewerker een melding in zijn of haar takenlijst. Ten vierde wordt er een opvolgherinnering ingepland voor het geval er binnen drie dagen geen actie is ondernomen.

Dat klinkt misschien complex, maar voor een automatiseringsbureau als Vynexo is het een kwestie van de juiste systemen aan elkaar koppelen. Uw contactformulier, uw CRM, uw agendatool en uw e-mailplatform praten dan met elkaar. Dat hoeven niet de duurste of meest geavanceerde tools te zijn. Ze moeten simpelweg op het juiste moment de juiste informatie doorgeven.

Een persoonlijke bevestiging binnen een paar minuten en een voorstel voor een gesprek binnen een dag: zo ervaart een nieuw contact betrokkenheid, nog voordat er een offerte op tafel ligt.

Na die eerste 48 uur is niet iedereen klaar om te kopen; sommigen hebben nog maanden nodig. Een opvolgreeks die op vaste momenten een praktijkvoorbeeld, een kort artikel, een uitnodiging voor een webinar of de vraag of er al meer duidelijkheid is verstuurt, houdt u in beeld zonder opdringerig te zijn. Dit heet ook wel nurturing.

• Snelheid: elk nieuw contact ontvangt binnen enkele minuten een reactie, ook buiten kantooruren.
• Consistentie: elke potentiële klant doorloopt hetzelfde zorgvuldige proces, ongeacht wie er die dag dienst heeft.
• Overzicht: in uw CRM ziet u precies in welke fase elk contact zich bevindt en wanneer de laatste opvolging was.
• Minder fouten: niemand raakt meer uit beeld doordat een medewerker vergat het contact te noteren.
• Tijdwinst: uw team hoeft alleen nog in te grijpen als een contact actief reageert, niet voor elk routinemoment.

Een taalmodel kan de eerste opvolgmail persoonlijker maken op basis van wat er in het contactformulier staat, of signaleren welke contacten al lang stil zijn en een andere aanpak nodig hebben. Handig, maar niet nodig om te beginnen: de workflow die zorgt dat niemand vergeten wordt, draait op gewone koppelingen tussen uw systemen.

De bedrijven die het meest uit eerste contacten halen, hebben niet per se het grootste salesteam, wel de strakste eerste 48 uur. Pak de laatste tien nieuwe contacten erbij en kijk hoeveel uur er zat tussen de kennismaking en uw eerste bericht. Is dat meer dan een werkdag, dan weet u waar de winst ligt. Vynexo helpt u die eerste 48 uur in een workflow vast te leggen, zodat elk nieuw contact dezelfde snelle opvolging krijgt.