Zo automatiseert u uw certificaat- en diplomabeheer
Verlopen certificaten, gemiste verlengingen en handmatig bijhouden kosten tijd en geld. Automatisering houdt alles actueel zonder extra werk.
Zo automatiseert u uw certificaat- en diplomabeheer
Veel bedrijven beheren de certificaten, diploma's en vergunningen van hun medewerkers nog altijd via een Excel-bestand of een map vol losse pdf's. Dat werkt zolang het bestand klein is en iemand de discipline heeft om het bij te houden. Zodra het bedrijf groeit, de wetgeving strenger wordt of de verantwoordelijke medewerker uitvalt, gaat het mis. Een verlopen BHV-certificaat, een vergeten VCA-diploma of een rijbewijs dat niet meer geldig is: de gevolgen kunnen variëren van een boete tot een ernstig veiligheidsincident.
Automatisering lost dit probleem structureel op. Niet door het bij te houden werk simpelweg aan een systeem over te dragen, maar door het proces zo in te richten dat de juiste actie op het juiste moment automatisch wordt gestart. Daarvoor brengt Vynexo eerst het volledige proces in kaart: welke certificaten zijn er, wie is eigenaar van welk document, wanneer verlopen ze en welke stappen zijn nodig voor verlenging?
Zodra dat overzicht er is, wordt een centrale database of een bestaande HR-applicatie de basis. Alle certificaten worden hierin opgenomen met vervaldatum en de naam van de medewerker. Een geautomatiseerde workflow controleert dagelijks welke certificaten binnen een ingesteld aantal dagen verlopen, bijvoorbeeld zestig of dertig dagen van tevoren. Op dat moment start de workflow automatisch een reeks acties.
- Automatische herinnering aan de medewerker via e-mail of een bericht in de interne communicatietool, met daarin de vervaldatum en een directe link naar de aanmeldpagina van de betreffende opleiding of exameninstelling.
- Notificatie aan de leidinggevende zodat er budget en tijd worden vrijgemaakt voor de verlenging, zonder dat daar een handmatige actie van een HR-medewerker voor nodig is.
- Automatische update van het personeelsdossier zodra het nieuwe certificaat is geüpload, inclusief de nieuwe vervaldatum voor de volgende cyclus.
- Rapportage op aanvraag of op vast moment naar management, met een actueel overzicht van alle certificaten per afdeling, locatie of functiegroep.
- Koppeling met de planning zodat medewerkers met een verlopen certificaat niet worden ingeroosterd voor taken waarvoor dat certificaat vereist is.
De koppeling met de planning is voor veel bedrijven de grootste winst. In sectoren als de bouw, de zorg, de logistiek en de beveiliging zijn bepaalde diploma's een harde voorwaarde om bepaalde werkzaamheden te mogen uitvoeren. Als de planningsapplicatie real-time weet welke certificaten actueel zijn, voorkomt u niet alleen boetes maar ook aansprakelijkheidsrisico's. De planner hoeft dit niet meer zelf te controleren: het systeem signaleert het automatisch en blokkeert de inroostering of geeft een waarschuwing.
Een bedrijf met negentig medewerkers bespaarde met deze aanpak twee tot drie uur HR-werk per week en sloot het eerste jaar zonder één verlopen certificaat af.
Naast de tijdwinst en de risicobeheersing levert een geautomatiseerd certificaatbeheer ook betere data op. Voorheen was het voor veel organisaties onduidelijk hoeveel budget er jaarlijks naar opleidingen ging, welke certificaten het vaakst verliepen of welke afdelingen het minst goed scoorden op compliancy. Met een centrale workflow en een koppeling naar de boekhouding worden die cijfers inzichtelijk. Dat maakt het mogelijk om opleidingsbudgetten beter te plannen en tijdig bij te sturen.
Technisch gezien hoeft dit geen groot of kostbaar project te zijn. Vynexo bouwt dit soort workflows regelmatig als uitbreiding op een bestaand HR-systeem, een CRM of zelfs een eenvoudige database. De koppeling met e-mail, agenda en planningssoftware is in de meeste gevallen al mogelijk via standaard integraties. Waar dat niet zo is, wordt een maatwerkoplossing gebouwd die precies aansluit op de systemen die het bedrijf al gebruikt.
Wilt u weten hoe dit binnen uw organisatie werkt? Vynexo brengt het proces eerst volledig in kaart voordat er ook maar één regel code wordt geschreven. Zo weet u precies wat de automatisering oplevert en waar de winst zit, voordat u investeert.