Meer kans op gunning met minder uren per tender

Een tender die u wint, begint vaak met een publicatie die u bijna had gemist. En een tender die u verliest, struikelt soms over iets kleins: een verlopen certificaat, een ontbrekende verklaring of een prijsblad dat op het laatste moment nog niet was afgetekend. Signaleren, documenten verzamelen, deadlines bewaken, intern goedkeuren en indienen: bij de meeste organisaties verloopt het via losse e-mails, gedeelde mappen, spreadsheets en herinneringen in iemands hoofd. Gemiste kansen en te laat ingediende stukken zijn dan geen pech, maar een gevolg van de werkwijze.

Automatisering brengt daar structuur in. Niet door uw tenderteam te vervangen, maar door het herhalende en foutgevoelige werk uit handen te nemen, zodat de uren naar de inhoud en de strategie van de inschrijving gaan. Hieronder ziet u per fase wat een systeem kan overnemen.

Nieuwe publicaties die vanzelf bij de juiste persoon landen

Het proces begint bij het vinden van relevante aanbestedingen. Handmatig dagelijks platforms doorzoeken is tijdrovend en onbetrouwbaar. Een geautomatiseerde workflow monitort aanbestedingsplatforms op vaste zoektermen, categorieën en regio's. Zodra er een passende publicatie verschijnt, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon binnen uw organisatie, compleet met een samenvatting van de eisen, de deadline en een eerste inschatting van de relevantie op basis van vooraf ingestelde criteria.

Uw accountmanager of projectleider ontvangt een gestructureerd bericht in het CRM of via e-mail en geeft met één klik aan of de aanbesteding opgepakt wordt. Zo gaat er geen enkele kans verloren door gemiste publicaties, en hoeft niemand meer handmatig platforms af te struinen.

Het vaste deel van het dossier staat al klaar

Zodra besloten is om in te schrijven, moet er een dossier worden opgebouwd. Denk aan uittreksels van de Kamer van Koophandel, jaarrekeningen, referentieopdrachten, kwaliteitscertificaten en verklaringen. In een handmatig proces worden deze documenten telkens opnieuw opgezocht, opnieuw ingevuld en opnieuw toegestuurd. Een automatiseringsoplossing koppelt uw documentbeheersysteem aan het aanbestedingsdossier: vaste documenten worden automatisch toegevoegd, verloopdatums worden bewaakt en het systeem signaleert wanneer een certificaat vernieuwd moet worden voordat het dossier ingediend kan worden.

Gegevens zoals uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, contactpersonen en omzetcijfers worden vanuit uw eigen systemen ingelezen in de benodigde formulieren. U hoeft niets meer over te typen. Dat bespaart per inschrijving al snel twee tot vier uur aan administratief werk en elimineert typfouten die een inschrijving ongeldig kunnen maken.

Uw KvK-nummer, omzetcijfers en referenties veranderen niet per tender. Laat ze dan ook niet per tender opnieuw intypen; haal ze uit uw eigen systemen.

Geen nachtwerk de dag voor de sluitingsdatum

Een aanbestedingsproces kent meerdere interne deadlines: wanneer moet de concepttekst klaar zijn, wie beoordeelt de pricing, wie tekent de inschrijving af? In de praktijk lopen deze stappen door elkaar en ontstaan er last-minute situaties die de kwaliteit van de inschrijving schaden. Een geautomatiseerde workflow verdeelt het proces in vaste taken met vaste verantwoordelijken en bijbehorende deadlines.

Elke betrokkene ontvangt automatisch een taakmelding zodra de vorige stap is afgerond. Nadert een deadline zonder dat de taak is voltooid, dan verstuurt het systeem een herinnering. Is de indiening intern goedgekeurd, dan genereert de workflow automatisch het definitieve pakket met alle benodigde bijlagen, klaar voor indiening. Geen last-minute paniek, geen vergeten handtekeningen.

Gegund of niet: wat er daarna vanzelf gebeurt

Na indiening begint de opvolgfase. Wordt de aanbesteding gewonnen, dan moet er een klant aangemaakt worden in uw CRM, een project aangemaakt in uw projectmanagementsysteem en een voorschotfactuur aangemaakt in uw boekhoudsoftware. In een handmatig proces wordt dit overal los ingevoerd door verschillende medewerkers. Door uw aanbestedingsworkflow te koppelen aan uw CRM en boekhouding, worden al deze stappen automatisch in gang gezet zodra de gunning binnenkomt.

Wordt de aanbesteding niet gegund, dan registreert het systeem de uitslag, vraagt automatisch om een evaluatierapport en plant een terugkijkmoment in. Zo leert uw organisatie structureel van elke inschrijving, zonder dat dit afhankelijk is van de discipline van individuele medewerkers.

Wat het per inschrijving scheelt

• Tijdwinst: per inschrijving bespaart u twee tot vijf uur aan administratief werk door automatische dossieropbouw en gegevensoverdracht.
• Minder fouten: gegevens komen rechtstreeks uit uw eigen systemen, waardoor typefouten en ontbrekende bijlagen tot het verleden behoren.
• Hogere slagingskans: doordat uw team minder tijd kwijt is aan administratie, kunnen ze meer aandacht besteden aan de inhoud en kwaliteit van de inschrijving.
• Meer omzet: u kunt meer aanbestedingen oppakken in dezelfde tijd, omdat het proces schaalbaar is geworden.
• Beter overzicht: alle lopende inschrijvingen, statussen en deadlines zijn op elk moment zichtbaar in één overzicht, voor iedereen die het nodig heeft.

Vanaf hoeveel tenders per jaar het loont

Automatisering loont zodra u meerdere aanbestedingen per jaar doet en merkt dat de coördinatie rondom deadlines, documenten en goedkeuringen te veel tijd kost. Dat geldt voor bouwbedrijven, schoonmaakbedrijven, IT-dienstverleners, adviesbureaus en zorginstellingen die regelmatig inschrijven op publieke of private opdrachten. Maar ook bedrijven die slechts een handvol aanbestedingen per jaar doen, plukken de vruchten van een gestructureerd en deels geautomatiseerd proces, simpelweg omdat de kwaliteit van elke inschrijving omhooggaat.

Hoeveel uur gaat er bij u per inschrijving op aan zoeken, kopiëren en najagen, en hoeveel aan de inhoud? Wie die verhouding kent, weet waar de winst zit. Vynexo loopt graag met uw tenderteam een recente inschrijving na om te zien welke stappen voortaan vanzelf kunnen, gekoppeld aan uw eigen documentbeheer, CRM en boekhouding, zonder dat u van software hoeft te wisselen.