Eindelijk software die uw manier van werken volgt

Eindelijk software die uw manier van werken volgt

De meeste mkb-bedrijven komen niet bij maatwerk uit omdat ze dat zo graag willen. Ze komen erbij uit omdat ze het hebben geprobeerd met een standaardpakket, daarna met een tweede pakket ernaast, en vervolgens met drie Excel-bestanden om de gaten te dichten. Op enig moment stelt iemand de vraag: zouden we geen maatwerk software laten maken? Dat is een goede vraag, maar hij komt vaak te laat en met te weinig cijfers erbij. In dit artikel leest u wanneer maatwerk loont, wat het realistisch kost, hoe u kiest tussen standaard en maatwerk, en hoe u het traject zo opknipt dat u na acht weken al iets in handen heeft dat werkt.

Eerst een misverstand uit de weg. Maatwerk betekent niet dat u alles opnieuw laat bouwen. In de praktijk is maatwerk meestal een laag die uw bestaande systemen met elkaar verbindt en de stappen overneemt die nu met de hand gaan. Uw boekhouding blijft uw boekhouding, uw webshop blijft uw webshop. Wat u laat bouwen, is het stuk dat nergens te koop is: uw eigen proces.

Wanneer maatwerk software laten maken echt loont

Maatwerk loont op het moment dat de kosten van het huidige handwerk structureel hoger zijn dan de bouw- en beheerkosten van een eigen oplossing. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bijna niemand rekent het uit. Handwerk zit verstopt in halve uren: een order overtypen, een prijs opzoeken, een export maken, een collega even bellen om te vragen of iets al verstuurd is. Tel het bij elkaar op en u komt bij een groeiend bedrijf al snel op een paar fte aan verborgen administratie.

Er zijn een paar signalen die betrouwbaar aangeven dat u met standaardsoftware bent uitgeprocedeerd.

• Dezelfde gegevens worden in twee of meer systemen ingevoerd, en niemand weet zeker welk systeem gelijk heeft.
• Uw belangrijkste proces draait in Excel, en er is precies één persoon die dat bestand begrijpt.
• U betaalt voor vijf tools waarvan u van elk hooguit twintig procent gebruikt.
• Uw concurrentievoordeel zit juist in dat ene proces dat u anders doet dan de rest van de markt, en elk pakket dwingt u in een andere werkwijze.
• Nieuwe medewerkers hebben weken nodig voordat ze de route door uw systemen kennen.
• Fouten kosten geld: verkeerde prijzen, dubbele leveringen, gemiste facturen, verlopen contracten.

Herkent u er drie of meer, dan is de businesscase meestal rond. Herkent u er één, kijk dan eerst of een koppeling tussen bestaande systemen het probleem oplost. Dat is goedkoper en sneller, en u houdt de optie op maatwerk open.

Andersom geldt net zo hard: als uw proces standaard is, koop dan standaard. Salarisadministratie, boekhouding, e-mailmarketing en basis-CRM zijn opgeloste problemen. Daar gaat u het niet winnen met eigen software, en u krijgt er alleen onderhoudsplicht voor terug. Maatwerk hoort op de plek waar uw bedrijf zich onderscheidt of waar uw combinatie van systemen uniek is.

Wat kost het, realistisch

De prijs van maatwerk wordt bepaald door vier dingen: het aantal processtappen dat u laat automatiseren, het aantal koppelingen met andere systemen, het aantal verschillende gebruikersrollen en de hoeveelheid uitzonderingen die het systeem moet kunnen afhandelen. Die laatste is veruit de grootste kostenpost. Een proces dat in negentig procent van de gevallen hetzelfde verloopt is goedkoop te bouwen. De tien procent uitzonderingen kost vaak evenveel als de rest bij elkaar.

Als grove richtlijn voor de Nederlandse markt: een afgebakende workflow met twee koppelingen, bijvoorbeeld orders uit uw webshop automatisch naar boekhouding en voorraad, ligt doorgaans tussen de 8.000 en 20.000 euro. Een webapplicatie waarin een afdeling echt werkt, met rollen, rapportages en drie of vier koppelingen, ligt vaker tussen de 25.000 en 60.000 euro. Een systeem dat de kern van uw bedrijfsvoering draagt, loopt daarboven. Reken daarnaast op vijftien tot twintig procent van de bouwsom per jaar voor beheer, hosting, updates en kleine aanpassingen. Software die niet onderhouden wordt, verliest binnen twee jaar zijn waarde.

Zet daar de andere kant tegenover. Stel dat vier medewerkers elk tien uur per week aan overtypen, zoeken en corrigeren besteden. Bij een belaste kostprijs van 45 euro per uur is dat ruim 93.000 euro per jaar. Als automatisering daar zestig procent van wegneemt, verdient een investering van 40.000 euro zich binnen een jaar terug. En dan zijn de voorkomen fouten, de snellere facturatie en de offertes die wel op tijd de deur uit gaan nog niet meegerekend.

De vraag is zelden of maatwerk duur is. De vraag is of uw handwerk goedkoper is, en dat is het bij groeiende bedrijven bijna nooit.

Kies niet tussen alles of niets

De grootste fout bij maatwerk is een project van negen maanden starten waarin alles in één keer goed moet zijn. Dan bouwt u een systeem op basis van aannames uit maand één, terwijl uw bedrijf in maand zes alweer anders werkt. Knip het daarom op. Begin met het proces dat de meeste tijd kost en het minst gevoelig is, bijvoorbeeld de orderverwerking of de offerte-opvolging. Lever daarvan binnen zes tot acht weken een werkende versie op die echt in gebruik gaat. Meet wat het oplevert. Pas daarna beslist u over de volgende stap, met echte cijfers in plaats van een schatting.

Die aanpak heeft nog een voordeel: u leert uw leverancier kennen op een klein budget. Een eerste fase van 10.000 euro vertelt u meer over samenwerking, tempo en kwaliteit dan tien referentiegesprekken.

De vragen die u uw leverancier stelt

Voordat u tekent, wilt u op een paar punten een helder antwoord. Van wie is de broncode na oplevering, en krijgt u die in handen? Waar draait de applicatie en kunt u die verhuizen naar een andere partij? Wat gebeurt er met uw data als de samenwerking stopt? Welke standaardtechniek wordt gebruikt, zodat een andere ontwikkelaar het kan overnemen? Hoe ziet het beheercontract eruit en wat valt daar wel en niet onder? Een partij die op deze vragen vaag blijft, bouwt een afhankelijkheid in plaats van een oplossing.

Let ook op de eerste fase van het traject zelf. Een goede leverancier begint niet met schermen tekenen, maar met uw proces op een whiteboard: wie doet wat, in welke volgorde, met welke informatie en waar gaat het mis. Vaak blijkt daar al dat de helft van de stappen overbodig is. Dat deel hoeft u niet te laten bouwen, en dat scheelt direct in de prijs.

Waar AI wel en niet past

AI is binnen maatwerk een onderdeel, geen uitgangspunt. Het is sterk waar informatie ongestructureerd binnenkomt: inkoopfacturen en e-mails uitlezen, inkomende aanvragen classificeren, conceptantwoorden opstellen, documenten samenvatten. Het is ongeschikt voor stappen die exact moeten kloppen, zoals bedragen berekenen, voorraad bijwerken of betalingen verwerken. Daar wilt u vaste regels die altijd hetzelfde doen. De beste oplossingen combineren beide: AI leest en interpreteert, de workflow rekent, boekt en controleert, en een mens kijkt alleen nog naar de uitzonderingen.

Uw volgende stap

Wilt u maatwerk serieus overwegen, begin dan met twee weken meten in plaats van met een offerteaanvraag. Laat uw team bijhouden hoeveel tijd per week opgaat aan overtypen, zoeken, corrigeren en navragen, en noteer de fouten die tot kosten of klachtgesprekken leidden. Kies daarna het ene proces met de hoogste tijdwinst en laat daar een voorstel voor maken, inclusief een inschatting van de terugverdientijd. U koopt dan geen software, u koopt uren en rust terug. En dat laat zich wel degelijk uitrekenen voordat de eerste regel code geschreven is.