Verkocht wat niet op voorraad was? Dat ligt aan de koppeling

Een klant bestelt vrijdagavond een product in uw webshop. Maandagochtend blijkt het artikel al weken niet meer op voorraad te zijn. U stuurt een excuusmail, de klant annuleert en bestelt bij de concurrent. Dat ligt zelden aan de magazijnmedewerker of aan de webshop zelf, maar aan wat er tussen die twee zit: systemen die elk op hun eigen eiland werken en pas weer gelijklopen als iemand de cijfers met de hand bijwerkt.

Een webshop die niet weet wat er in het magazijn ligt. Een boekhouding die inkooporders pas verwerkt nadat iemand ze heeft overgenomen. Een CRM dat niet ziet welke klant wat heeft gekocht. Al die losse schakels betekenen handwerk, vertraging en fouten, en elke fout kost u tijd, geld of een klantrelatie.

Verbinden in plaats van vervangen

De oplossing is geen nieuw systeem kopen, maar de systemen die u al heeft slim met elkaar verbinden. Eerst zoeken we samen uit waar een bestelling binnenkomt, welke stappen die doorloopt, welk systeem wat bijhoudt en op welk moment de voorraadstand achter gaat lopen. Pas als dat duidelijk is, bouwen we een koppeling die precies op uw situatie aansluit.

Drie verkoopkanalen, één voorraadstand

Een concreet voorbeeld: een groothandel ontvangt bestellingen via een webshop, een externe marktplaats en per e-mail. Vroeger typte een medewerker elke bestelling over in het magazijnsysteem en daarna nog eens in de boekhouding. Dat kostte dagelijks anderhalf uur en leverde regelmatig fouten op: verkeerde aantallen, dubbele boekingen of artikelen die op nul stonden terwijl de webshop ze nog aanbood. Na de koppeling stromen alle bestellingen automatisch door naar het magazijnsysteem, wordt de voorraad direct bijgewerkt en staat de factuur klaar in de boekhouding zodra de zending vertrekt. De medewerker hoeft niets meer over te typen.

Webshop, magazijn en boekhouding praten nu met elkaar. We zien in één oogopslag wat er op voorraad is, wat onderweg is en wat gefactureerd moet worden, en we beloven klanten niet langer iets wat we niet kunnen leveren.

Zo'n koppeling levert op drie fronten iets op. Tijd: de uren die opgingen aan overtypen, controleren en corrigeren, komen vrij voor klantcontact en inkoop. Minder fouten: een koppeling typt nooit een getal verkeerd over en vergeet geen veld. Tevredener klanten: zij zien altijd de juiste voorraadstatus, krijgen hun factuur direct en horen het op tijd als een artikel toch niet beschikbaar is.

• Actuele voorraad op elk kanaal: de webshop toont altijd de werkelijke aantallen, ook als u via meerdere kanalen verkoopt.
• Signaal bij een lage voorraad: zakt een artikel onder het minimum, dan volgt automatisch een melding of een inkooporder.
• Directe factuurverwerking: elke afgeronde bestelling levert automatisch een factuur op in uw boekhoudpakket.
• CRM-koppeling: het verkoopteam ziet in het CRM direct welke klant wat heeft besteld, zonder in andere systemen te zoeken.
• Automatische statusupdates: klanten ontvangen zonder tussenkomst een bevestiging, verzendmelding en factuur.

Als standaardkoppelingen tekortschieten

Sluiten de bestaande systemen onvoldoende op elkaar aan, of zijn de wensen te specifiek voor een standaardkoppeling, dan bouwen we een maatwerkapplicatie als centraal punt. Die haalt data op uit alle losse bronnen, verwerkt ze volgens uw eigen bedrijfsregels en stuurt de juiste informatie op het juiste moment door. AI kan daar later bij helpen, bijvoorbeeld door vraagpatronen te herkennen en een inkoopadvies te geven, maar dat werkt alleen als de koppeling eronder klopt.

Het resultaat is een webshop die alleen verkoopt wat er ligt, en een organisatie die minder afhankelijk is van handmatige tussenkomst en sneller kan inspelen op veranderingen in de vraag. Niet omdat u harder werkt, maar omdat uw systemen voor u werken in plaats van naast elkaar. Via welk kanaal loopt uw voorraad nu het vaakst uit de pas? Vertel het Vynexo, dan laten we zien welke koppeling dat lek dicht en wat het u oplevert.